I en värld av ständig och snabb förändring måste projektledare planera för det oförutsägbara. Frontits Peter Skoog förklarar hur modern projektledning hjälper dig fokusera på syftet och inte gå vilse i detaljerna.

Under sina 25 år som projektledare har Peter Skoog kunnat följa hur kraven på en modern projektledare förändrats. Det han beskriver är en omvälvande förändring, där flexibilitet, snabbrörlighet och lyhördhet ersatt det gamla toppstyrda, rigida och detaljplanerade arbetssättet. Förändringen kan enligt Peter Skoog vara synlig inom alla typer av projekt men blir som tydligast inom exempelvis systemutveckling.

– Mycket beror på företagens ökande förändringstakt, både vad gäller deras processer och vad de jobbar med men också den rasande snabba teknikutvecklingen. Det innebär att man i ett projekt inte kan låsa fast kraven nu och sedan arbeta mot samma krav ett år senare, förklarar han.

Syftet i fokus

Som exempel nämner Peter Skoog ett av sina konsultuppdrag: en stor industrikoncern som skulle rulla ut ett nytt affärssystem. När Peter kom in i processen hade arbetet kört fast helt eftersom man fortfarande arbetade utifrån kravspecifikationer som hade tagis fram flera år tidigare.peter-skoog

– De befann sig i en helt annan värld affärsmässigt än när man hade tagit fram kraven och man jobbade på ett helt annat sätt. Så när jag tog över projektet satt vi fast i situationer där någon, för flera år sedan, hade lovat någon annan att systemet skulle fungera på ett visst sätt. Personen som hade lovat fanns inte kvar längre och personen som blivit lovad fanns inte heller kvar – men det satt kvar i väggarna att någon hade lovat det här. Jag pratade med ledningen och sa att nu måste vi dra ett streck över det gamla och komma överens om vad är det som är viktigt här och nu.

Det här projektet visar enligt Peter Skoog på ett vanligt problem inom moderna projekt – att man fastnar i detaljerna. För en modern projektledare blir en av huvuduppgifterna därför att ständigt lyfta sig över detaljerna och vara den som fokuserar på syftet med projektet.

Flexibiliteten avgör

Att tillämpa ett flexibelt arbetssätt, som exempelvis agilt arbetssätt, är dock inte den bästa indikatorn på en organisations snabbhet och flexibilitet. I själva verket är de mest flexibla organisationerna de som använder flera olika projektledningsmetoder beroende på uppgiften. Det gäller alltså att ha en klar och tydlig projektstrategi.

Det flexibla arbetssättet ersätter inte heller andra, mer klassiska, projektmetodiker utan är snarare ett sätt att påskynda faser av ett projekt. Flexibel eller agil projektledning tillåter projektteamet att leverera projektet bit för bit och göra snabba justeringar om det behövs. Istället för att se ett projekt som en enhet bryter man därför ner det till mindre delar, som kan färdigställas var för sig. På så vis kan man snabbare få feedback från användaren på de olika delarna och snabbare få ut värde ur projektet.

– Om ett projekt blir stoppat idag, på grund av tid eller kostnad, kan man oftast leverera något ändå. Man får en lösning som fungerar, även om den inte är färdig. Förut arbetade man med allting samtidigt, så om man drog i handbromsen när allt var 95 procent färdigt fick man inte ut någonting ur det projektet.

Planen fortfarande viktig

Utmaningen som Peter Skoog upplever med det här agila arbetssättet är dock att det ofta upplevs som osäkert. Mycket på grund av att man inte på förhand vet exakt vad som ska göras och i vilken ordning. Därför ställer det också stora krav på projektledaren som både måste förklara för beställaren vad som pågår och samtidigt släppa en del av kontrollen och lämna över stort ansvar till sina medarbetare.

Till stor del tror dock Peter Skoog att osäkerheten som många kopplar till modern projektledning beror på en feltolkning av vad arbetssättet innebär. Enligt honom innebär agilt arbete inte att arbeta utan plan, utan snarare att ha en plan som tillåter förändring.

– Det här var något jag lärde mig i det militära: ”Det blir aldrig som vi har planerat och just därför är planen allt”. Vi måste planera väldigt noggrant för att förstå när saker inte utvecklas som vi bedömt och hur vi då behöver omplanera och omprioritera våra aktiviteter. Utifrån en gemensam och kommunicerad grundplan med gemensamma referenser och förståelse har alla mycket enklare att snabbt förstå de nya förutsättningarna och omprioriteringarna.

 

 


Publicerad: 2016-10-11

Dela artikeln: Share on LinkedInShare on FacebookTweet about this on TwitterEmail this to someone

Artikel
Seminarium
Relaterat material

Kontakta Peter för mer information