Idag använder många team Puls- och Kanbantavlor eller Scrumtavlor, med postit-lappar och magneter, som verktyg för visuell planering. Visuell planering har inneburit ett stort steg framåt för kollaborativa arbetssätt i projekt och en av grundidéerna är att all planering skall vara visuellt tillgänglig för teammedlemmarna. Det här fungerar utmärkt om alla berörda jobbar fysiskt tillsammans, men det blir svårare med distribuerade team.

Arbetar teamen på olika fysiska platser så skickas bilder ofta som bilagor i email, eller man använder webkameror eller fotograferar tavlorna så att informationen skall bli tillgänglig för alla. Många upplever de här lösningarna som mindre lämpade och för dem som inte är på plats fysiskt går interaktiviteten förlorad. Finns det andra tekniska lösningar som möjliggör interaktiv visuell planering även i distribuerade team?

Trots begränsningarna i de fysiska tavlorna för distribuerade team så håller många organisationer fast vid sina fysiska tavlor eftersom det upplever att det är det personliga fysiska och sociala agerandet som skapar den rätta sortens åtagande.

Samtidigt finns sedan lång tid tillbaks teamorienterat Kanbanstöd i de flesta utvecklingsverktyg, det finns även webbaserade molntjänster som tillhandahåller konfigurerbara Kanbantavlor. Utvecklingsteam med ett Agilt arbetssätt har redan anammat att arbeta digitalt, direktdokumenterat och uppföljningsbart direkt i sina dagliga IT-stöd.

Så har egentligen vi ”andra” på projektkontor, i projekt, på marknad, HR, inom produktutveckling och finans någon ursäkt?

Med bättre och bättre stöd för pekskärmsteknik i allt från telefoner över paddor till tv-skärmar så bestämde vi oss för att helt enkelt ge fler tillfälle att praktisk pröva möjligheter och begränsningar ur användarens perspektiv.

Sagt och gjort! Samsung lånade oss en 55” touch-TV skärm, Magnus Holmlid på Entusiasten iordningsställde en SharePoint applikation för Kanban baserad på en tilläggsprodukt kallad ”TaskBoard”. Frontit med Peter Dahlén och Anders Eklund i spetsen ordnade förtjänstfullt tillfällen för Hands-On labbar under Svenskt Projektforums seminariedag den 7 november 2013.

Totalt genomförde vi fem stycken sessioner med ca 7 deltagare i varje som fick en möjlighet att pröva den digitala versionen av en Whiteboard under ca 20 minuter. Totalt hade vi ca 35 deltagare som pekade, drog och prövade interaktionsmodellen under dagen. Parallellt med testandet av den digitala whiteboarden genomförde vi gruppsessioner där deltagarna diskuterade och delade med sig av egna erfarenheter kring visuell planering och eventuella verktygsstöd de använder.

Från början hade vi tänkt att göra övningen rollbaserad under 40 minuter men intresset för deltagande var så stort att vi fick halvera tiden och begränsa rollspelandet till att testa touch-tavlan i mindre grupp under 20 minuter och att diskutera kring Visuell Planering under 20 minuter.

Här sammanställer vi några av de reflektioner och frågor vi fick under passen:

  1. Det tar några minuter att lära sig hur touch fungerar och det kräver ett särskilt handlag för att fungera riktigt bra.
  2. Det kommer krävas en kortare inkörningsperiod för att teamet skall bli vana vid att jobba med pekskärm.
  3. Vi arbetade med Windows-mjukvara (Windows 7) och möjligen behöver känsligheten anpassas lite bättre för pekskärmen vi använde.
  4. Bra att kunna stå framför en digital skärm och dokumentera digitalt direkt.
  5. Är investeringskostnaden för en bra pekskärm motiverad jämfört med jmf med att jobba på Whiteboard och dokumentera manuellt
  6. Är inte finessen med Agila whiteboards att vi inte skall behöva dokumentera?
  7. Vad är mervärdet att använda en touch tv istället för en padda?
  8. Vad är mervärdet att använda en touch TV istället för en projektor och var sin egen dator runt ett konferensrumsbord?
  9. En fördel med den använda applikationen är att man får klart förbättrade möjligheter att skapa flera olika vyer baserade på samma information. Det minskar behovet av kopiering av postit-lappar och ger andra möjligheter till analys. Man kan t ex skapa en Kanban för flera projekt, baserad på aktiviteter från flera teams Kanbantavlor.

Runt touch–tv:n och i runda-bordssamtalen uppstod bra diskussion och erfarenhetsutbyte mellan deltagarna kring hur de faktisk arbetade med Puls och Kanban idag oberoende av teknik eller metod!

En stor del av diskussionen rörde för/nackdelar kring digitalisering av Kanban/Puls. Många hade mycket goda erfarenheter av att arbeta med visuell planering, samtidigt som de upplevde svårigheter för distribuerade team. Några workshopdeltagare hade ännu inte provat detta i sina organisationer. Vi hade också diskussioner om vad som egentligen menas med visuell planering. Det har ju nästan uteslutande kommit att betyda Kanban, Puls- eller Scrumtavlor. Egentligen är kanske visuell planering mycket mer. At t ex arbeta med visuella arbetsstrukturer och logiknät upplevdes av flera också som visuell planering. Vi diskuterade också svårigheterna med att ge olika roller den ”vy” av en Kanban/Puls tavla som behövs för att öka nyttan av Kanban/Puls utanför själva planeringshändelsen och teamet. Samtidigt vittnade några om den ”magnetiska” effekt som en puls- eller Kanbantavla kan ha på chefer högt upp i organisationen genom att det är ganska enkelt för dem att få en översikt av projekt och projektportfölj genom att besöka ett visualiseringsrum. En reflektion i diskussionerna var att om man använder digitala tavlor så gäller det att vara vaksam på att man inte ”begraver” informationen i datorn igen och därmed går miste om poängen med information som alltid är visuellt tillgänglig på en fysisk tavla.

Ett av förslagen som kom fram i workshopen var att ha fler labtillfällen, där man t ex kunde prova att använda två bildskärmar mot samma Kanban-tavla för att pröva hur interaktionen för ett virtuellt team skulle kunna fungera.

Vi åtar oss utmaningen och återkommer med en ny Hands-ON labb inom kort där vi prövar detta!

 

Magnus Holmlid, Entusiasten AB och Anders Eklund, Frontit

Magnus Holmlid, Entusiasten AB

mobil  070-6396133

E-post  magnus.holmlid@entusiasten.se

 

Publicerad: 2013-12-03

Dela artikeln: Share on LinkedInShare on FacebookTweet about this on TwitterEmail this to someone
Tjänst
Artikel
Relaterat material