Ulrika Park och Anette Lovas, konsulter hos oss på Frontit, skriver i sin artikel om möteshysterien som tar kål på både medarbetare och affären.

 

 

 

 

 

 


Samtal hört i slutet på juli: ”Jag är tillbaka på jobbet nu, det är så skönt nu när alla är på semester. Jag får en massa saker gjort i stället för att springa på möten hela tiden”. Hur många gånger har vi hört det sägas senaste halvåret, året, åren? ”Jag har inte tid att göra mitt jobb, för jag springer på möten hela tiden” Men möten är ju vårt jobb, eller?

Vi hinner knappt med det vi ska, men kalendern är uppbokad flera veckor i förväg, där det knappt finns tid för lunch. Mötena avlöser varandra, ibland möts vi fysiskt, men allt för ofta möts vi via videokonferens. Möten som oftast inleds med teknikstrul och frustration. Frustration över att vi inte är tillräckligt effektiva då den första kvarten ägnas åt att koppla upp oss och fråga deltagarna på andra sidan Atlanten ”om de ser och hör oss?”.

På ena mötet avverkar vi budgeten för nästa år, andra gången planerar vi sommarfesten, tredje mötet läser vi igenom CV för kandidater för en ny tjänst. Allt för ofta har vi så kallade synkmöten vilket tyvärr är ett symptom på att vi är fel organiserade och arbetar med fel saker. Att våra hjärnor ständigt ska anpassa sig prestera på topp i olika sammanhang är inte möjligt. För att inte tala om alla digitala dialoger vi upprätthåller dagligen, via mail, sms, Slack, Messenger etc. Dialoger som gör att våra hjärnor kognitivt överbelastas. Vad händer då med det kreativa? Det passionerade arbetet och det som verkligen gör att vi har roligt på jobbet. Vad hände med de riktiga mänskliga mötena och dialogerna. Samtal som verkligen betyder något och som gör skillnad.

Idag har vi har till och med möten om hur vi ska bli effektivare på våra andra möten. Är inte detta snurrigt om något? Vi har alltid tid att passa och vi hinner aldrig tänka klart en endaste tanke.

Planera möten tar allt mer tid

Vi jobbar med IT, projekt, människor, affärer, design, utveckling. Möten handlar om kommunikation, och för att få något gjort måste vi kommunicera med olika människor. Det är bara i startup-företagens värld som mindre team har tid att få sitta tillsammans och lösa de möjligheter och problem som uppstår, ett i taget. Vi andra måste boka möten med dem som har den information eller beslutsmandat vi behöver tillgång till.

Något är på väg att gå riktigt snett. De flestas arbetstid går åt till att boka möten, transportera sig till eller från möten, dokumentera innan eller efter det som ska sägas eller har sagts på mötet, planera agendor och boka rum. Vi som är utbildade affärsmän, tekniker, designers, systemvetare, ingenjörer, marknadsförare ägnar större delen av vår tid till att administrera kommunikation.

Folk och affärer faller som käglor

Folk faller som käglor. Män, kvinnor, hög- och lågutbildade, chef, anställd eller egen. Vi faller. Vi lever i en arbetsvardag av tillfälliga entimmes-sammankomster. För att springa vidare till nästa entimmes-möte, på samma minut som det första avslutades, oavsett om konversationen var klar eller inte.

Sedan går vi hem och undrar vad som egentligen åstadkommits. Stunder av innovativ kreativitet kan uppstå på ett möte, men detta är snabbt bortglömt eftersom vi rusar vidare till nästa möte, nästa projekt, nästa kund. Produktiviteten är alltid frånvarande på dessa möten.

Produktiviteten uppstår när de andra är på semester. När vi kanske är några stycken kvar på kontoret som får chansen att spendera hela dagar tillsammans, ha långa samtal, kanske rita, skriva och testa tillsammans. Utan att boka möten.

Eller genom att vi får en stunds ostörd tid vid vårt skrivbord. Till saker som tar tid men som skapar nytta och kunskap.

En del företag som t.ex. Google har infört Hack-dagar, där 10% av varje medarbetares tid på jobbet ska vara egen tid. På den tiden ska man vara kreativ och innovera. Om man orkar. För hjärnan måste ju någon gång få vila också. Varför ska det alltid vara ett bestämt början och slut på allt vi gör? Skulle vi inte ibland bara kunna säga att vi tänker och att vi gör något kreativt, och när det är klart, då kan vi göra något annat?

Inte bara folk faller som käglor. Även våra affärer och företag. Många miljon- eller miljardförluster och myndighetshaverier kan säkerligen härledas till att rätt människor befunnit sig i möten i stället för att använda sin förmåga till att lösa problem och skapa nya affärer och lösningar.

Vi behöver organisera oss på nya sätt

Det finns chefer som är flaskhalsar och som vill delegera ansvar till sina medarbetare, men som inte får tid till detta eftersom de själva sitter i möten. Att delegera kräver en tydlighet i mål och visioner, ramar och principer att följa. För att göra det krävs en stund i lugn och ro, med en kollega eller chef att definiera, reflektera, beskriva, revidera dessa riktlinjer. Och när vi sitter i möten hela dagarna så existerar inte den tiden. Ingenting händer, allt står stilla.

För att leverera hållbara affärer och hälsa måste tidsfrister börja byggas in i våra organisationer. Organisationer som är byggda för den tid då det gick att arbeta i enlighet med dessa strukturer. Då det gick att lösa uppgifter på egen hand, eller inom sin avdelning, utan att vara beroende av andras information, beslut och prioriteringar.

Eftersom vi idag, mer än någonsin är beroende av många andra individer och organisationer för vår framgång måste vi hitta sätt att organisera oss för att stötta detta faktum. Att installera videokonferensutrustning löser inte organisationsproblemet.

I Grundkursen i Systemkunskap fick vi lära oss att strategin för att undvika oändligt komplexa och svårmanövrerade program, var att minska antal beroenden. Denna matematiska sanning behöver vi applicera oftare på våra organisationer. Hur kan vi skapa organisationer som har färre beroenden? Och samtidigt behålla fördelarna med ett större kompetensnätverk och muskler som finns i de större organisationerna.

Det finns goda teorier för att göra just det. Exempelvis i boken Agil Multiprojektledning / Sebestyén som blev Årets projektledarbok 2016. Den inte helt rättvisa titeln döljer en hel del praktiska modeller för att sätta upp en nätverksorganisation som stöttar samverkan OCH fokus i såväl produkt- som projekt- och linjeorganisationer. Den beskriver hur vi kan organisera oss som tvärfunktionella, relativt självständiga ”celler” eller ”noder” i ett nätverk, med en struktur för samordning mellan dessa.

Skapa överkapacitet för kreativitet

En annan väg till att komma ur möteshysterin och icke-produktivitet är att på ett medvetet sätt skapa överkapacitet. Bara så kan det uppstå tid för att producera och skapa, samtala och leverera. Just nu är det vad vi behöver. För att vi är så vilsna och försöker trycka in alltför mycket uppgifter på alltför begränsad tid. Det är stopp i röret. In med luft.

Hur det kan göras beskrivs bland annat i boken Slack – Getting Past Burnout, Busywork, and the Myth of Total Efficiency / DeMarco. Också en lite olycklig titel för en mycket klok bok. En titel som gör att många ledare inte vill ta i den. ”Ska mina medarbetare börja slacka nu..” Det är inte det boken handlar om, utan den handlar bland annat om matematisk logik för att lösa komplexa problem. Fyller du en motorväg till 100% kapacitet rör sig ingen bil framåt. Det måste finnas överkapacitet på motorvägen. Alltid. För att det ska uppstå flyt i trafiken. Fyller du vägen till över 80% blir det kö. Samma gäller för organisationer.

Vi har sett det så många gånger i praktiken. Under semestertider, när ”det är lite lugnt”, dvs vi har överkapacitet, och plötsligt gott om tid på oss att lösa frågor, göra presentationer, utredningar eller experiment som vi annars måste rusa igenom. Där och då uppstår kreativiteten och helt plötsligt producerar vi saker av kvalitet, hållbarhet och nytänkande.

Hur kan vi bygga in det i våra organisationer? Så att det inte bara någon enstaka vecka i juli vi får luft?

Att bygga in luft i schemat kostar förstås till en början. Om vi investerar ett antal miljoner på att anlita eller anställa fler t.ex säljare, marknasförare, administratörer, utvecklare, designers, projektledare, analytiker, chefer än vad som ”egentligen behövs” för att hålla skeppet knappt flytande – hur vet vi att det lönar sig?

Om vi redan har överkapacitet i form av medarbetare som befinner sig i positioner som inte längre behövs, hur ska vi förhålla oss till det?

Det finns lösningar på det. Många smarta chefer och affärsutvecklare, eller kanske bara ett projektkontor eller utvecklingsansvarig sitter redan på svaren. Om de får en ordentlig lucka från alla möten. Till att tänka kreativt och produktivt omkring organisation. Och få tillåtelse att förändra.

Dra i bromsen för att skapa hållbara medarbetare

En tredje väg, är att helt enkelt dra i bromsen. SLUTA. Sluta försöka driva 100 projekt samtidigt med samma medarbetare. De klarar inte av det. Människan klarar inte av det. Ta bort allt utom ett eller några få uppdrag och projekt. Med konsekvensen att en del affärer kommer gå förlorade på kort sikt. Men dina medarbetare är kvar på jobbet i stället för att bli sjukskrivna eller byta jobb.

Och de kommer ändå inte lyckas ro de där affärerna i land. Eftersom de sitter i möten. Och genomför de affärerna i all hast, eller upphandlingarna, eller vad uppdraget kan vara så kommer de bara göra dyra misstag. För det fanns inte tid att förstå kunden, behoven eller skapa lösningar som är kostnadseffektiva och hållbara.

Om vi inte börjar göra något åt möteshysterin nu, kommer dina och mina medarbetare och affärer fortsätta att falla allt fortare.

Kommentera och dela gärna om du gillar detta inlägg. Hur arbetar ni med minska möteshysterin hos er? Dela gärna med dig, vi är alla nyfikna! Ulrika Park konsult inom digital produkt- och tjänsteutveckling @frontit och Anette Lovas, konsult inom digital produktutveckling, förändringsledning, UX/CX @frontit

/Ulrika Park & Anette Lovas


Publicerad: 2017-08-22

Dela artikeln: Share on LinkedInShare on FacebookTweet about this on TwitterEmail this to someone
Artikel
Seminarium
Relaterat material

Kontakta Anette för mer information

Kontakta Ulrika för mer information