När Arbetsförmedlingen fick ansvaret för att hitta boende åt nyanlända i Sverige var pressen hård på att utveckla en helt ny verksamhet som behövde leverera resultat snabbt. Räddningen blev ett agilt arbetssätt för verksamhetsutveckling.

Som en del av etableringsreformen tog Arbetsförmedlingen över ansvaret för att hjälpa nyanlända att bosätta sig där de hade störst chans att få jobb. En helt ny verksamhet som skulle utformas tillsammans med kommuner, länsstyrelser och Migrationsverket vilket innebar en stor utmaning för Arbetsförmedlingen.

– Det fanns ingenting. Inga interna processer, inga it-system och inga strukturer för hur man skulle jobba med de andra aktörerna, berättar Mathias Wahlsten, avdelningschef för integration och etablering på Arbetsförmedlingen.

Med nya ärenden som strömmade in befann sig Arbetsförmedlingen därför i ett utsatt läge när Anders Fresk på Frontit plockades in som projektledare. Med hans mångåriga erfarenhet av förändrings- och projektledning och en passion för agil metodik var det dock tydligt för honom vad som krävdes för att klara situationen.

– Eftersom det inte fanns en etablerad verksamhetsprocess och inget lämpligt it-stöd var det ett ganska pressat läge. I sådana situationer passar det agila arbetssättet bra. Vi skulle snabbt kunna leverera användbara resultat, berättar Anders Fresk.

Snabba leveranser och fokus på nyttan

Det agila arbetssättet togs från början fram för att driva it-utvecklingsprojekt men det man insett på Frontit var att metoderna är minst lika effektiva när det gäller verksamhetsutveckling och andra förändringsprojekt, framförallt när lösningarna är okända och man behöver se snabba resultat. En av de agila grundpelarna som Anders Fresk menar var viktig i det här projektet var att bryta ner arbetet i kortare cykler. Istället för en detaljplan för hela projektet delades arbetet upp i etapper på tre månader där man i varje etapp kunde prioritera att leverera det som gav mest nytta först.

– Vad vi insåg tidigt var att vi behövde få ordning på deras ärenden. Så en av de första leveranserna var ett embryo till en arbetsprocess för att få ordning på deras ärendeflöden. Det hade aldrig gått att arbeta annorlunda. Vi var tvungna att få ut nyttan direkt och då blir det här arbetssättet oumbärligt, berättar Anders Fresk.

Anders Fresk
Anders Fresk

På bara några veckor levererades det första resultatet, vilket gav både struktur och andrum till de som hanterade ärendena. En annan agil teknik som visade sig viktig var upprättandet av ett tvärfunktionellt team som samlade alla nödvändiga kompetenser för att lösa uppgiften, från djup verksamhetskompetens till IT-kompetens. I teamet fanns inte heller några fasta roller, istället var alla med och bidrog när det behövdes vilket gjorde det enklare att ta fram de verktyg som behövdes i den nya verksamheten. Med lärdomar från tidigare etapper kunde man därför förfina arbetsprocessen i verksamheten samtidigt som man utvecklade it-stöd för ärendehantering, verktyg för att matcha kompetens mot kommunernas arbetsmarknad och verktyg för att sköta informationsutbyte mellan myndigheterna.

 

Agila arbetssätt har blivit standard

När projektet startade var det agila arbetssättet en helt ny erfarenhet för Arbetsförmedlingen men enligt Mathias Wahlsten innebar projektet en ögonöppnare för organisationen. Agila arbetssätt har sedan dess också blivit en viktig del av hur hans avdelning bedriver verksamhetsutvecklingsprojekt. Anledningen till det är inte bara för att arbetssättet gav dem struktur på sitt eget arbete utan också att de underlättade samarbetet med andra aktörer som löpande kunde ge feedback på arbetet.

– Vi kommer hela tiden tillbaka till det och nämner det som ett positivt exempel när vi pratar med andra aktörer, att vi lyckades genomföra det så väl tillsammans, säger Mathias Wahlsten.

När projektet väl avslutades hade man till slut lyckats nå ett stabilt läge där Arbetsförmedlingen kunde gå in i en linjeverksamhet och arbeta löpande med förbättringar. Enligt Anders Fresk visar projektet på styrkan i det agila arbetssättet när det gäller att genomföra förändringsprojekt, något som även Mathias Wahlsten håller med om.

– Det är precis så här vi försöker driva alla våra utvecklingsprojekt nu, säger Mathias Wahlsten.

Publicerad: 2015-06-16 

Foto: Hämtad från Arbetsförmedlingen, Fotograf: Lennart Perlenhem 

Dela artikeln: Share on LinkedInShare on FacebookTweet about this on TwitterEmail this to someone
Seminarium
Artikel
Relaterat material

Kontakta Anders för mer information