ICA AdminCenter är en organisation med 120 medarbetar som hanterar ICA-koncernens administration vilket innebär redovisning, reskontror, varufakturor och lönehantering. AdminCenter befann sig i ett läge med ny chef och nytt systemstöd. Det fanns behov av en arbetsmodell för att tydliggöra samt implementera sin strategi samt skapa och driva en kultur av ständig förbättring, verksamhetsutveckling. Det fanns också ett behov att anpassa sina processer och arbetssätt till det nya systemstödet. AdminCenter ville också öka motivationen och involvera alla medarbetare i sin verksamhetsutveckling och skapa en struktur med bättre kommunikation som stärker företagskulturen.

AdminCenter valde att under hösten 2012 tillsammans med Frontit implementera VU-ledningsmodell. Modellen används framgångsrikt på företag som ABB, Volvo och Mälarenergi, Seco Tools och Permobil.

Arbetsprocess

Frontit har en pragmatisk metodik som tar utgångspunkt i den befintliga företagskulturen. Därmed skapas de bästa förutsättningarna att nå de strategiska målen och förverkliga strategierna. Processen adresserar utmaningarna ovan genom att:

  1. Tydliggöra målen så att alla förstår dem och förklarar varför de är viktiga
  2. Tillsammans med personalen koppla ihop målen ner till påverkbara aktiviteter
  3. Hitta mätetal som tydligt och enkelt visar att man är på rätt väg
  4. Följa upp och driva processen framåt
  5. Arbeta med kulturen i organisationen

Grunderna för vårt arbetssätt är en LEAN-inspirerad modell som bygger på en filosofi med ständiga förbättringar och allas medverkan (den lokala expertisen) som genomsyrar hela verksamheten.

Genomförande

Steg 1

Uppdraget startade med att ledningsgruppen arbetar fram en operativ vision och ett strategiskt resonemang för AdminCenter.

Under perioden augusti-december 2012 genomförs:

  • Intervjuer med medarbetare i AdminCenter samt med några av deras kunder
  • Coachning av chefen för AdminCenter inför framtagandet av Operativ vision
  • Workshop med ledningsgruppen för att ta fram den operativa visionen och påbörja det Strategiska Resonemanget
  • Workshop för att slutföra det Strategiska Resonemanget och ta fram mål och mätetal för första halvåret

Steg 2

Under våren 2013 implementeras Operativ vision och Strategiskt Resonemanget som grund för organisationens förbättringsarbete. Nu startas arbetet med att involvera och motivera alla medarbetare på AdminCenter i arbetet med verksamhetsutveckling.

  • Ledarseminarie för alla ledare inom AdminCenter och eventuella tilltänkta VU-gruppledare
  • Medarbetarseminarier, två stycken för alla medarbetare

Ledarseminarium

Alla gruppledare får här en djupare kunskap om vilka förutsättningar som krävs för att skapa ett vitalt och engagerat förbättringsarbete genom de grundläggande teorier som VU vilar på. Genomförandet sker med alla ledare under januari. Seminariet ägnas till stora delar till VU-teori samt en dialog runt det strategiska resonemanget och avslutas med diskussion kring de egna förändringsområden baserade på de övergripande fokusområdena.

Medarbetarseminarier

I två heldagsseminarium för alla medarbetare presenteras och förankras i dialog företagets strategiska resonemang. Grupperna får arbeta fram sina egna områden för förbättring med koppling till företagets strategiska resonemang samt sätta mål för förändringsområdet. VU – teorin belyses och fallgropar man stöter på i förändringsarbetet gås igenom.

Steg 3

Nu startas arbetet med att coacha drivningsledarna och stötta AdminCenter i drivningen av VU. Frontit fungerar som coacher till drivningsledarna och håller i stödgruppsmöten.

Sedan arbetar organisationen på egenhand med att driva och utveckla sin VU-modell med halvårsvisa justeringar/uppgraderingar av det strategiska resonemanget och fokusområden. Ledar- och medarbetarseminarier genomförs halvårsvis.

Resultatet

Efter ett års arbete med VU-modellen har man på ICA AdminCenter effektiviserat sin bokslutsprocess, varufakturahantering och lönehantering. Man har löst sin backuphantering och minskat sitt personberoende. Resultatet i den årliga medarbetarundersökningen har ökat med i snitt 7%. Organisationen arbetar nu i modellen på egen hand med konsultstöd endast i ledningsgruppens arbete.

 

Publicerad: 2015-04-23

 

Dela artikeln: Share on LinkedInShare on FacebookTweet about this on TwitterEmail this to someone
Artikel
Seminarium
Relaterat material

Kontakta Anneli för mer information