En gemensam bild av nuläget
På Kraftringen Nät fanns sedan många år en viktig verksamhetsprocess för att kunna leverera korrekta mätvärden. Processen var dokumenterad, men stämde inte längre överens med hur arbetet bedrevs i praktiken. Det gjorde det svårt att skapa samsyn och att driva ett strukturerat förbättringsarbete framåt.
Frontits uppdrag blev att analysera nuläget och skapa förutsättningar för verksamheten att ta nästa steg. Arbetet genomfördes tillsammans med medarbetare, processledare och processägare i en serie workshops där processens styrkor, utmaningar och utvecklingsmöjligheter identifierades. Som stöd användes Frontits väl beprövade processledningsmodell som gav struktur åt arbetet och underlättade införandet i verksamheten. Genom att involvera verksamheten från start skapades både delaktighet och en gemensam förståelse för nuläget.
Från samsyn till ägarskap
Arbetet handlade om mycket mer än att kartlägga en process. Minst lika viktigt var att skapa samsyn kring vad man ville uppnå och bygga förmågan att fortsätta utveckla processen över tid. Tillsammans togs därför en gemensam målbild fram som gjorde det lättare att samla organisationen kring en tydlig riktning och göra det lättare att prioritera förbättringar.
Nästa steg blev att omsätta riktningen i praktiken. Ett processteam etablerades med tydliga roller, ansvar och forum för samarbete. Samtidigt coachades teamet i hur processarbetet kan bedrivas och utvecklas i vardagen. Målet var att skapa ett tydligt ägarskap för processen och bygga förmågan att fortsätta utveckla den över tid. Fokus låg inte bara på vad som skulle göras, utan också på hur arbetssättet skulle leva vidare efter projektets slut.
Pedagogik som en del av förändringen
Pedagogik var en röd tråd genom hela uppdraget. Målet var inte att leverera en färdig lösning, utan att skapa förståelse, lärande och ägarskap i organisationen. När människor förstår varför förändringar behövs blir det också lättare att ta ansvar för dem och fortsätta utveckla dem över tid.
Ett arbetssätt som lever vidare
Idag finns en gemensam grund för processarbetet med ett etablerat processteam, tydliga roller och en målbild för den fortsatta utvecklingen. Processen används som stöd i verksamheten och förbättringsarbetet drivs vidare av organisationen själv. Samtidigt har kompetens byggts upp internt, vilket gör att kunskapen stannar kvar och skapar värde långt efter att uppdraget avslutats.
En viktig lärdom från arbetet är att processarbete handlar om människor. När människor är delaktiga, förstår varför förändringen behövs och tar ägarskap för utvecklingen skapas förutsättningar för att förbättring blir en naturlig del av vardagen.
”Det viktigaste för mig var inte att leverera en process, utan att skapa förutsättningar för verksamheten att själva driva utvecklingen vidare. När kunskapen, förmågan och ägarskapet finns i organisationen – då får förändringen verklig effekt.”
– Helena Dahlquist, förändringsledare, Frontit