Microsoft Office 365 har under de senaste åren blivit mer och mer populärt och många organisationen har eller håller på att införa det. Många misslyckas med sitt införande eller upplever olika utmaningar. Vad beror det på och hur ska man göra för att lyckas? Den 16 mars genomförde Frontit en föreläsning om Office 365 på Lexicons frukostklubb om just detta. Nedan är en kort sammanfattning av de viktigaste delarna.

 

Anledningen till man inför Office 365 är många, bland annat:

  • Ökat samarbete inom och utanför organisationen
  • Möjlighet till digitala möte och distansarbete
  • Effektivare kommunikation
  • Förbättrad dokumenthantering
  • Förbättrad sökbarhet och underlätta för användarna att hitta och återanvända information
  • Minskade kostnader

Som sagt upplever många organisationer att man inte når dessa effekter. Anledningarna till detta är flera men kan kategoriseras inom fyra områden:

Otydliga mål och strategier. Utan tydligt definierade mål försvåras styrning av Office 365 och det blir svårt att mäta effekterna. Utan tydliga strategier för vilka delar ska använda av Office 365 och till vad försämras användbarheten markant. Mål och strategi måste utgå från verksamhetens verkliga behov och krav. Office 365 är stort och komplext och om man inte inför det i etapper riskerar man att förändringen blir större än vad verksamheten mäktar med.

Avsaknad av riktlinjer, styrning och förvaltning. För att undvika administrativa utmaningar och underlätta för användarna behöver man ta fram tydliga riktlinjer för vem som äger information och vem som får skapa Teams, Siter och dokument. Det behövs också tas fram riktlinjer för navigationsstruktur, namnsättning m.m. Slutligen så måste man etablera en effektiv förvaltning som tar vid efter det initiala införandet. Office 365 uppdateras hela tiden och någon måste ansvara för att införa dessa och utbilda organisationen. Oftast krävs en förvaltning där både verksamhets- och IT-resurser ingår. Det är vanligt att underskatta den kompetens och den tid som man måste lägga på detta.

Arbetssätt anpassas inte. För att få ut maximal effekt av Office 365 måste man se över tidigare arbetssätt och anpassa dessa. Det är också viktigt att man inför rutiner för ägandeskap, arkivering och borttagning av information.

Undermålig förändringsledning. Många underskattar hur mycket tid som måste läggas på förändringsledning vid införandet. Det krävs omfattande kommunikation, utbildningar och annat stöd för att visa hur Office 365 fungerar, hur man ska arbete med det och vilka riktlinjer som gäller för den enskilda organisationen. Ett annat vanligt problem är att ledning inte föregår med gott exempel och fortsätter att arbete enligt tidigare arbetssätt.

 

Vad ska man då göra för att lyckas? Här kommer en sammanfattning av rekommendationer.


För mer information och hjälp med Office 365 kontakta:

Peter Dahlén- Säljansvarig

Peter.dahlen@frontit.se

+46 70 109 20 51

Seminarium
Seminarium
Relaterat material

Kontakta Jimmy för mer information

Kontakta Katarina för mer information