Kungliga Tekniska högskolan (KTH), Sveriges största tekniska universitet, ville stärka styrningen av sina IT-leveranser genom en mer enhetlig och samordnad modell. Målet var att skapa bättre överblick över system, resurser och kostnader, samt öka samverkan mellan olika delar av organisationen. Med stöd av Frontit utvecklades och infördes en organisationsgemensam styrmodell för digitalisering, integrerad med verksamhetsplanering, budget och uppföljning, med fokus på långsiktig hållbarhet och ökad verksamhetsnytta för forskare, studenter och medarbetare.
Uppdraget omfattade att utforma och införa en långsiktigt hållbar styrmodell för IT-leveranser. Målet var att samla KTH:s komplexa IT-miljö i en gemensam struktur som kunde förena helhetsperspektivet med olika verksamhetsområdens behov. Arbetet syftade till att skapa förutsättningar för effektivare resursanvändning, bättre beslutsunderlag och högre utvecklingstakt, samtidigt som investeringar och insatser skulle bidra till största möjliga verksamhetsnytta.
UTMANINGEN
Behov av gemensam styrning och samverkan
KTH har, likt många större organisationer, en komplex IT-miljö med många system och intressenter. Det saknades en samlad struktur som kunde skapa överblick, samordna resurser och koppla IT-leveranser tydligare till verksamhetens mål. För att stärka både effektivitet och strategisk styrning behövdes en gemensam modell som integrerade IT-styrningen med verksamhetsplanering och ekonomistyrning, och som samtidigt skapade förutsättning för samverkan över organisatoriska gränser.
TILLVÄGAGÅNGSSÄTT
Framgångsrik implementering i förändringens tecken
Frontits konsult ledde arbetet med att förankra, utforma och implementera den nya styrmodellen, baserad på pm3-principer för styrning av samlat systemstöd. KTH arbetade sedan 2007 i mindre omfattning med styrning och samverkan enligt pm3, så nu handlade det om att få en organisationsöverskridande anpassning på plats. Då detta innebar ett nytt arbetssätt, vilket påverkade många intressenter, var det stort fokus på förändringsledning med stöd av Prosci-metodiken. Arbetet kombinerade struktur och flexibilitet genom att integrera agila principer för leverans.
Processen inleddes med modellering av objektsarkitektur och etablering av en ny objektstruktur, där styrprocesser definierades och aktiverades, och det även på portföljnivå. En workshopdriven metodik säkerställde bred delaktighet och förankring i organisationen. En central del var att integrera styrmodellen med KTH:s befintliga styrformer; verksamhetsplanering, budgetprocess och uppföljning, visualiserat i ett årshjul.
För långsiktig hållbarhet togs dokumentation fram i form av modellbeskrivning, handbok, mallar, beslutsunderlag, forum och rollbeskrivningar. Dessutom genomfördes omfattande utbildningsinsatser för alla centrala roller, med löpande kommunikation och systematisk kunskapsöverföring till förvaltningen.
RESULTAT
Professionell och hållbar styrning på verksamhets- och organisationsnivå
Uppdraget resulterade i en väl förankrad och dokumenterad styrmodell som skapar långsiktig hållbarhet. KTH har idag en tydlig och målfokuserad styrning av systemstöd, med snabbare beslutsprocesser, tydligare ansvarsfördelning och bättre kostnadskontroll.
Modellen möjliggör en effektiv styrning av samlat systemstöd med högre utvecklingstakt och ökad verksamhetsnytta för hela universitetet.
”Redan under projektgenomförandet har vi sett positiva effekter. Beslut, som tidigare krävt långa ledtider, har med tydliga roller och ansvar kunnat fattas snabbare och på rätt nivå med rätt kompetens.”
– Hans Wohlfarth, CIO, KTH
Framgångsfaktorer
- Helhetsperspektiv och lokala behov i balans – modellen utformades för att både stödja i portföljer och ta hänsyn till olika verksamhetsområdens krav i objekt.
- Workshopbaserat arbetssätt – säkerställde delaktighet, förankring och förståelse i hela organisationen.
- Kombination av metodiker – pm3, Prosci och agila principer gav en modell som var både strukturerad och flexibel.
- Integration med befintliga styrformer – koppling till verksamhetsplanering, budget och uppföljning skapade långsiktig hållbarhet.
- Utbildning och kommunikation – kontinuerliga insatser stärkte kompetens och ägarskap i hela organisationen.