En ny avdelning, ett nytt system och ett gemensamt ansvar för förändringen

När en ny avdelning inom en offentlig organisation stod inför ett omfattande systembyte, valde man att stärka upp med förändringsledarkompetens för att säkerställa medarbetarperspektivet och skapa rätt förutsättningar för en hållbar förändring. Tidigare erfarenheter visade vikten av att arbeta med förståelse, delaktighet och engagemang. Uppdraget kopplades till ett nyligen genomfört målbildsarbete och byggde vidare på etablerade prioriteringar och förankringspunkter.

Prové – en del av Frontit fick i uppdrag att leda förändringsarbetet kopplat till ett större systembytesprojekt som berörde hela avdelningen. Arbetet syftade till att översätta målbilden till konkret handling och skapa de bästa möjliga förutsättningarna för medarbetarna att möta förändringen. Fokus låg på att säkra förståelse, delaktighet och förberedelser inför en ny arbetsvardag. En central del var också att agera brygga mellan projekt och verksamhet samt att coacha chefer i att leda sina team genom förändringen.

UTMANINGEN

Från låg medvetenhet till stark delaktighet

Tidigare systemförändringar riskerade att fastna i teknikfokus med låg förankring i vardagen. Utmaningen låg i att skapa ett gemensamt syfte och svara på frågorna: ”Varför gör vi detta?” och ”Vad innebär det för mig?”. Samtidigt fanns goda förutsättningar, en målbild var redan framtagen i dialog mellan ledning och förändringsledare, vilket skapade ett gemensamt avstamp. Nästa steg var att omsätta den i beteenden, roller och aktiviteter i en pågående förändring.

TILLVÄGAGÅNGSSÄTT

Tre faser med ADKAR som metodiskt stöd

Förändringsarbetet bedrevs i tre faser:

1. Uppstart: Analyser, enkäter och intervjuer genomfördes för att skapa nulägesbilder och handlingsplaner per enhet. Kopplingen mellan målbilden och förändringen tydliggjordes tidigt.
2. Genomförande: Fokus låg på dialog, utbildning och kommunikation via flera kanaler. Referensgrupper och chefer engagerades kontinuerligt med stöd av förändringsledare och sponsorer.
3. Inför driftsättning: Insatser förstärktes i vardagen, med exempelvis stand-ups, uppföljningar och repetition av utbildningar.

RESULTAT

Tydlig förflyttning i förståelse och förberedelse

Arbetet bidrog till en markant ökning i förändringsmognad bland både chefer och medarbetare. Mätningar i referensgrupper visade på ökad medvetenhet, förståelse och vilja att bidra. Förändringen upplevdes som meningsfull och integrerad i verksamheten, inte som ett separat projekt.