Ett kommunalt bolag förberedde sig inför nya EU-krav på hållbarhetsrapportering. Med hjälp av en strukturerad förstudie, ledd av Prové – en del av Frontit, skapades ett kvalitetssäkrat underlag för framtida beslut om IT-stöd.
Uppdraget syftade till att ta fram ett gemensamt och kvalitetssäkrat beslutsunderlag för ett framtida IT-stöd som kan möta de ökade kraven på hållbarhetsrapportering. Bakgrunden var att koncernen, från och med 2025, omfattas av EU:s nya regelverk CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive) samt Taxonomin för hållbara investeringar. Regelverken ställer höga krav på uppföljning och rapportering inom miljö, social hållbarhet och styrning (ESG), vilket ökar behovet av strukturerad datainsamling och tekniskt stöd.
För att både säkerställa efterlevnad och skapa förutsättningar för en effektiv hantering av hållbarhetsdata initierades förstudien av det kommunala bolaget i samverkan med flera representanter från kommunal förvaltning.
UTMANINGEN
Ett rörligt mål i ett snabbt föränderligt område
Uppdraget utgick från behovet av att analysera både befintliga arbetssätt och vad marknaden kan erbjuda i ett läge där hållbarhetsrapportering är ett växande men ännu inte helt moget område inom IT. Det krävdes en metodik som kombinerade nulägesanalys, behovsinventering och dialog med systemleverantörer för att skapa ett hållbart beslutsunderlag.
TILLVÄGAGÅNGSSÄTT
Strukturerad förstudie med workshops, RFI och leverantörsdialog
Förstudien genomfördes i flera steg:
- Kartläggning: Intervjuer och workshops genomfördes med nyckelpersoner från samtliga involverade verksamheter. Här identifierades nuläge, behov och framtida önskemål.
- RFI-process: Insikterna låg till grund för en RFI (Request for Information) som formulerades utifrån faktiska behov. Den skickades till ett strategiskt urval av systemleverantörer, såväl etablerade som nya.
- Dialogsamtal: Tolv svar inkom, varav fyra leverantörer valdes ut till fördjupade samtal. Här demonstrerades lösningarna, och frågor kopplade till verksamhetens behov diskuterades.
- Analys och rekommendation: Informationen analyserades och vägdes mot verksamhetens krav. Tre strategiska vägval identifierades, med tydliga för- och nackdelar. Arbetet avslutades med en tydlig rekommendation som vägde samman nuläge, mognadsgrad och framtida behov.
RESULTAT
Väl förankrat beslutsunderlag och strategiska vägval
Resultatet blev en robust och väl förankrad förstudierapport som pekade ut tre möjliga strategiska vägar framåt. Rapporten fungerade både som beslutsunderlag för styrgruppen och som en konkret grund inför kommande upphandling av IT-stöd.
Framgångsfaktorer
Flera faktorer bidrog till att förstudien kunde genomföras framgångsrikt och med hög kvalitet:
- Brett deltagande från bolag och kommunal förvaltning säkerställde att olika perspektiv och behov fångades upp – vilket ökade både kvaliteten och den interna förankringen.
- Tidig kartläggning av nuläge och behov gav ett gemensamt ramverk inför kravställning och gjorde det tydligt vad ett framtida IT-stöd behöver stödja.
- Strukturerad och jämförande marknadsanalys gav god överblick över aktuella lösningar i en snabbt växande bransch.
- Dialogbaserad utvärdering av leverantörer gav djupare förståelse för lösningarnas funktionalitet, användbarhet och tekniska mognad.
- Tydlig och välformulerad rekommendation gav beslutsfattarna ett konkret, insiktsbaserat underlag för fortsatt vägval och upphandling.