En myndighet med dokumenterade men utspridda processer ville ta ett samlat grepp för att skapa mer effektivitet och kvalitet i sin verksamhet. Tillsammans med Frontit påbörjades en resa mot ökad processmognad där både struktur, kompetens och förankring i organisationen stått i fokus.
Uppdraget omfattade en övergripande nulägesanalys, förslag på lösning samt förankring och implementering av ett gemensamt ramverk för processledning. Frontit bidrog med strategisk rådgivning, struktur, praktisk implementering och kompetensutveckling för både processledare och medarbetare.
UTMANING
Identifierade gap och behov av riktning
Myndigheten genomförde en övergripande nulägesanalys av sina processer och identifierade flera utmaningar kopplade till processtyrning och samverkan. Det fanns ett behov av att gå från stuprörsarbete till ett mer sammanhängande och kundorienterat arbetssätt. För att lyckas med detta behövdes ett standardiserat processramverk, metodik för processutveckling samt utbildningar för både processledare och medarbetare. Målet var att skapa en gemensam förståelse för processarbete och långsiktigt öka effektivitet och kvalitet.
TILLVÄGAGÅNGSSÄTT
En strukturerad väg framåt
Frontit föreslog en lösning som kombinerade strategisk rådgivning med praktisk implementering. Arbetet delades upp i flera steg. Utifrån myndighetens långsiktiga plan infördes Frontits processramverk med mallar, roller och styrningsprinciper. En dedikerad grupp processutvecklare utbildades i ramverkets metoder och verktyg, inklusive mognadsmodell och KPI:er för uppföljning. Samtidigt genomfördes kompetenshöjande insatser för 60 medarbetare med fokus på praktiskt processarbete och kundvärde. Genom detta skapades förståelse för hur olika enheter kunde samarbeta för att nå gemensamma mål.
RESULTAT
Effektivare samarbete och högre kvalitet
Projektet resulterade i en mer effektiv, samordnad och kvalitativ verksamhet. Frontits konsulter lade grunden för att förankra de nya processerna genom planerad förändringsledning, kommunikationsplaner, ledarstöd och etablering av processägare.
Framgångsfaktorer
Nycklarna bakom ett hållbart skifte:
- Ledningens engagemang – Prioritering från ledningen gav mandat och signalerade att satsningen var viktig för hela myndigheten.
- Stegvis och anpassad förändring – Arbetet delades upp i hanterbara steg, vilket skapade trygghet och förutsättningar för lärande.
- Tydliga roller och ansvar – Införandet av processägare och processledare tydliggjorde ansvarsfördelningen och la grunden för styrning och uppföljning.
- Verksamhetsnära utbildning – Praktisk utbildning kopplad till deltagarnas vardag ökade förståelsen och möjliggjorde direkt tillämpning.
- Gemensamt språk och verktyg – Ett enhetligt ramverk och tydliga definitioner gjorde det enklare att samarbeta över enhetsgränser.
- Kundfokus i centrum – Fokus på processernas värdeskapande för interna och externa kunder gjorde arbetet meningsfullt och relevant.
- Struktur + kultur = framgång – Processorientering handlar både om struktur och kultur. För att lyckas krävs både rätt verktyg och ett gemensamt synsätt på hur man arbetar tillsammans över organisatoriska gränser.
Stöd och kunskap kring processorientering
Vi erbjuder stöd, kunskap och coaching oavsett om ni står i uppstartsfasen eller kommit en bit på vägen i skapandet av en processorienterad verksamhet.