Långsiktig verksamhetsutveckling i energibranschen

Energibolaget stod inför behovet av att stärka sin verksamhetsstyrning, minska personberoenden och skapa mer effektiva arbetssätt för att uppnå en tillförlitligare och mer förutsägbar drift. Frontit fick i uppdrag att leda ett flerårigt utvecklingsprogram med fokus på processledning, informationshantering och förändringsledning. Genom ett strukturerat och involverande arbetssätt skapades en gemensam målbild, en ny processkarta och ett hållbart ramverk för styrning och uppföljning.

Uppdraget omfattade att stötta bolaget i att etablera en enhetlig verksamhetsstyrning med processledning som grund. Det handlade om att kartlägga och utveckla både administrativa och operativa processer, skapa en ny struktur för informationshantering samt att utbilda och förankra arbetssätt i hela organisationen.

UTMANING

Behov av tydligare styrning och minskade personberoenden

Verksamheten hade vuxit kraftigt och stod inför utmaningar kopplade till otydliga arbetssätt, bristande förutsägbarhet och ett stort beroende av enskilda medarbetare. För att möta ökade krav på effektivitet och kvalitet behövdes en gemensam målbild, ett tydligt processramverk och ett hållbart arbetssätt för styrning och uppföljning.

TILLVÄGAGÅNGSSÄTT

Processledning, informationshantering och förändringsledning i nära samverkan

Frontits konsulter inledde uppdraget med en förstudie där intervjuer och observationer genomfördes för att identifiera förbättringsområden inom processer, ledarskap och kommunikation. Utifrån detta togs en gemensam målbild fram tillsammans med ledningen.

Arbetet fortsatte med att utveckla och implementera en huvudprocesskarta och ett processledningsramverk utifrån vilket enskilda processer utvecklades och implementerades med stort fokus på drift, underhåll och övergripande ledning och styrning. Tvärfunktionella arbetsgrupper bidrog aktivt i framtagandet, vilket säkerställde förankring och engagemang i hela organisationen.

Parallellt skapades en ny struktur för informationshantering med riktlinjer för dokument och rutiner. Dessutom genomfördes ett utbildningsprogram för processledning, som kombinerade e-utbildning, klassrumsövningar och handledning. Syftet var att sprida kunskap, skapa engagemang och ge organisationen förmåga att förvalta och vidareutveckla processerna på egen hand.

Förändringsledning och kommunikation löpte som en röd tråd genom hela arbetet, bland annat via workshops, nyhetsbrev och dialogmöten och arbetet underbyggdes av ett detaljerat business case över förväntade effekter.

RESULTAT

Hållbart ramverk för långsiktig verksamhetsutveckling

Arbetet resulterade i en gemensam målbild som tydliggjorde riktningen för verksamheten och ett processledningsramverk som ger struktur för framtiden. Både administrativa och operativa processer har kartlagts och implementerats, vilket skapat mer effektiva och kvalitetssäkrade arbetssätt.

Organisationen har dessutom fått nya metoder och stöd för uppföljning av mål, samtidigt som utbildningsinsatserna gett utsedda roller förmågan att ta ägarskap över processledning och utveckling framåt.