Projektportföljstyrning är den affärsmässiga/strategiska styrningen av företagets projekt och syftar till att säkerställa att organisationens investeringar i projekt görs i de strategiskt mest värdefulla projekten. Portföljstyrning hjälper oss att skapa balans i projektverksamheten, samt att uppnå ett snabbare och jämnare genomflöde av projekt.

Några fördelar som organisationen kan få av en ändamålsenlig portföljstyrning är ökad förutsägbarhet i leveranser, ökad effektivitet i projektverksamheten (man får mer gjort), minskade affärsrisker genom strategier för snabbt genomförande och täta leveranser, samt mer fokus på realiseringen av förväntad nytta.

Behovet av projektportföljstyrning är i allmänhet drivet av insikten att organisationens medarbetare har svårt att hinna leverera allt som organisationen vill ha gjort. Detta leder ofta till att man sprider resurserna tunt över alltför många projekt, med resultatet att medarbetarna splittras på många parallella uppgifter. I värsta fall görs de faktiska prioriteringarna i realiteten av överbelastade medarbetare som är nyckelresurser och därmed flaskhalsar. Prioriteringarna styrs då av operativa förhållanden i stället för av strategiska beslut. Det är också vanligt att man låser resurser till projekt som inte ger tillräcklig nytta. Problemen yttrar sig ofta i form av stress i organisationen, resurskonflikter, försenade och oförutsägbara projekt och ständiga ”brandkårsutryckningar”. Organisationer som är i denna situation startar också vanligen betydligt fler projekt än man orkar med att följa upp fram till uppnådd effekt.

Komponenter

Några komponenter i portföljstyrningen är: en beskriven styrmodell med roller och ansvar, en enkel process som visar hur vi väljer ut projekt till portföljen, som beskriver principer för hur vi styr portföljen och följer upp de ingående projekten, samt beskriver hur vi arbetar med erfarenhetsåtervinning och effektsäkring.

Förutsättningar för en välfungerande projektportföljstyrning är att vi redan har en viss ordning och reda, en viss projektmognad i organisationen, samt att det finns viss grundläggande information om projekten. De flesta organisationer behöver också någon form av IT-stöd för att hantera data (inte minst resursdata) och för att man ska kunna tillhandahålla ett bra beslutsunderlag för styrningen av portföljen.

Beslutsunderlag

Projektkontor som lyckas väl med sin uppgift att stödja portföljstyrningen är bra på att visa nytta för ledningen, ger mer stöd än ställer krav och skapar tillfällen till möten, inte minst för projektledarna. En väsentlig uppgift för projektkontoret i dess roll som producent av beslutsunderlag för portföljstyrningen är, att på ett tydligt sätt visualisera data som visar helheten. Både nuvarande och framtida konsekvenser av beslut om att ta in eller avstå från att ta in ett projekt i portföljen måste visualiseras och presenteras på ett lättfattligt sätt, för att stödja beslutsfattandet.

Fokusering

För den organisation som vill införa projektportföljstyrning brukar dock den stora utmaningen vara att ändra synsätt från att ständigt starta nya initiativ utan större hänsyn till resurssituationen till att fokusera på ett mindre antal projekt och driva dessa fokuserat. Det svåraste av allt brukar vara att ha styrkan att säga nej till alla initiativ. En annan utmaning brukar vara att få organisationen att fokusera sina operativa och taktiska beslut på att säkerställa ett högt genomflöde av projekt. Detta kräver flödesoptimering i stället för det vi vanligen strävar efter –resursoptimering. Det förutsätter också att vi begränsar mångsyssleriet och skapar förutsättningar för fokusering i projekten.

Publicerad: 2013-12-07