Petruska Rogmark, projektledare på Frontit, är en av de inbjudna talarna på årets ”Passion for Projects” i Uppsala den 14-15 mars. Hennes föredrag ”Hur vi landade ett flygplan fullt med flyktingar – medan vi byggde landningsbanan” kommer att handla om hennes erfarenheter som volontäransvarig i samband med flyktingvågen i Malmö i höstas. Hur hanterar man utmaningarna med ett distribuerat ledarskap i ett föränderligt, kritiskt och komplext projekt utan varken styrgrupp, sponsor, förstudie eller budget?
Hur kommer det sig att du är en av årets talare på ”Passion for projects” i mars?
Jag fick frågan av Mattias Georgson Petrén, som är lite ”pappa” till Passion for Projects och även är ett känt namn inom PMI internationellt och i Sverige. Våra vägar har tidigare korsats och han uppmärksammade mina inlägg på Facebook i samband med mitt arbete med flyktingvågen.
Vad kommer ditt föredrag att handla om?
Det kommer att handla om de enorma utmaningar som väldigt många Malmöbor, som oorganiserade frivilligarbetare, plötsligt stod inför i september 2015 på Malmö Central. En akut situation där det gäller att göra det bästa av situationen. Det fanns inga andra alternativ. Det gick inte att ta tag i det vid ett senare tillfälle utan man var tvungna att lösa det just där och då. Det fanns varken uppdragsgivare, sponsor eller styrgrupp, det fanns ingen budget och dessutom förändrades kravbilden timme för timme. Det var verkligen en realtidskris där vi, oavsett vilka förutsättningarna vi hade, bara måste göra det bästa möjliga med det vi hade framför oss . Dygnet runt. Vi var tvungna att arbeta oerhört agilt och hela tiden se till vad som var viktigast just för stunden. Ibland var det bara att vara glad och prestigelös och backa på någon lösning som vi trott skulle fungera, och sedan börja om från början.
Vad är den största lärdomen?
Trots att vi svenskar i gemen inte har någon vana av att arbeta med sådana här kriser så var det otroligt att se så många resa sig upp och hjälpa till. Jag började mitt arbete som volontär men min erfarenhet som projektledare gjorde att jag inte klarade av att se avsaknaden av ordning och reda utan att göra något. Jag insåg att jag var tvungen att hitta sätt att bidra med att koordinera och styra hjälpinsatserna på ett mer effektivt sätt.
Mitt bidrag låg mycket i att säkerställa att vi fick fram nyttan som gav stöd åt de som arbetade i frontlinjen. Vi tog fram en prioriterad behovslista, eller product backlog som man säger i den agila världen, vad som behövdes i form av instruktioner, rutiner, förnödenheter med mera som omvärderades i princip dagligen.
I detta krisläge var det lätt för oss volontärer att bli ”uppätna” av situationen eftersom behovet är omättligt. Man tänker att jag ska bara jobba lite till och sen är jag klar. Men i denna situation finns det inget slut, vilket gör att det är lätt att gå sönder. Du befinner dig i ett läge där du aldrig kan bli klar och då måste du regelbundet ta ett steg tillbaka och ta hand om dig själv. Annars kan du inte ta hand om andra.
Vad är kontentan i din presentation?
Det jag upptäckte var att jag kunde ta den kompetensen jag har som projektledare och omsätta den i otroligt reala situationer där jag gör omedelbar nytta. Här var både effekthemtagningen och nyttorealiseringen fullständigt omedelbar. Det gör att detta projekt har gett mig så mycket mer än vad jag någonsin hade kunnat ana.
Vill du höra Petruskas föreläsning?
Läs mer om Passion for Projects i Uppsala den 14-15 mars. Mer information hittar du här: http://www.passionforprojects.org
Publicerad: 2016-01-28