Kommunikation är en central beståndsdel i allt förändringsarbete. I en artikelserie på tre artiklar har vi intervjuat några av Frontits erfarna förändringsledare som berättar varför och bidrar med exempel från projekt de själva varit involverade i.  I denna andra artikel kommer lite tankar från Stina Ekenstierna som jobbar med förändringsledning, ledar-och grupputveckling på Frontit i Norrköping.  

Vilken roll anser du att kommunikation spelar för ett lyckat förändringsprojekt?  

– Den fråga alla ställer sig som är berörda av någon förändring är; Vad kommer detta innebära för mig? Den frågan behöver man kanske tala om flera gånger. Kommunikationen är helt avgörande om ett förändringsarbete ska ha möjlighet att lyckas eller inte. I ett förändringsarbete kommer man ganska långt med att informera om förändringen, men det avgörande för att lyckas är att kommunicera med alla berörda och då krävs det möjlighet till dialog. Dialogen är viktig för att alla ska få möjlighet att ställa frågor och kanske ifrågasätta förändringen för att göra den förståelig och hanterbar.  

Kan du ge exempel där kommunikation gjort skillnad, i något projekt du varit delaktig i? 

– I en omorganisation inom en större offentlig organisation involverade vi alla chefer tidigt i förändringsarbetet för att förankra den nya organisationen hos dem. I ledningsgruppen gick vi igenom Förändringens fyra rum tillsammans och talade om vilka reaktioner och beteenden som kan komma i olika faser och hur man kan förebygga och hantera dem.  Vi tog tidigt fram en kommunikationsplan tillsammans för att budskap och metod skulle vara lika i hela organisationen och respektive chef bjöd in sina medarbetare till dialogmöten.  Vi bjöd också in alla medarbetare till flera workshops för att ge möjlighet att få påverka och vara delaktiga i utformningen av en viss del i organisationsförändringen. 

Avslutningsvis, har du ett riktigt bra tips att dela med dig av när det gäller kommunikation och förändringsledning? 

 – Ett tips är att redan i planeringsfasen skapa möjlighet till möten med de som är berörda. Tala om orsaken till förändringen tidigt även om det inte är klart hur det nya kommer se ut än. I projektgruppen eller ledningsgruppen är det bra att ta fram en kommunikationsplan och samtidigt gå igenom frågorna nedan och gemensamt ta fram svar så alla inblandade förändringsledare har samma bild av förändringen och kommunicerar lika. Några frågor som är viktiga frågor att besvara i en förändring är: Varför ska vi förändra? Vad kommer förändras? Vilka är berörda av förändringen? Hur ska förändringen genomföras? Vem/vilka är inblandade och leder arbetet? När kommer det ske?  

Stina Ekenstierna är en av Frontits många förändringsledare som jobbar dagligen med dessa frågor ute hos våra kunder. Vi delar gärna våra erfarenheter kring hur man kommunicerar effektivt i förändring. I september håller vi nätverksträffar om effektiv kommunikation i förändringsarbete i Norrköping den 12 september och Linköping den 26 september. Kontakta gärna Anna Graf om du är intresserad av att delta.