Kristina Rosén har arbetat på Frontit i över sju år och har mer än tjugo års erfarenhet av att framgångsrikt ha arbetat med att driva utvecklingsprojekt och processförändringar. Idag arbetar hon med att leda agila transformationer. Hon stöttar verksamheter genom att hålla utbildningar, coacha chefer och andra i ledande roller, samt aktivt delta i förändringsarbete och framtagande av de nya arbetssätt som behövs för att lyckas med den agila transformationen. Med hennes kunskaper och erfarenheter inom både mjukvaruutveckling såväl som hårdvaruutveckling kan hon framgångsrikt stödja organisationer som har en mer komplex situation och behov av anpassningar i skalade agila ramverk såsom t.ex. SAFe®.
Kristina Rosén svarar på tre frågor om business agility och sitt uppdrag som SAFe® coach på Hitachi ABB Power Grids.
Kan du ge 5 tips för en lyckad agil strategi?
Rent generellt så är en lyckad strategi den som fungerar i verkligheten. Vad är det som gör att en strategi fungerar? Alla förändringar – agila transformationer såväl som andra strategier – bygger på att få med sig alla medarbetarna att gemensamt sträva mot ett klart och tydligt mål. Att lyckas bygger därför mycket på att skapa ett starkt VARFÖR.. Läs gärna Kristinas LinkedIn artikel om vikten av att ha ett starkt VARFÖR-budskap, Remote PI planning – Förändringar är lätta när ”varför-budskapet” är tydligt.
När det kommer till agil transformation så är det viktigt att högre chefer står bakom strategin och på ett motiverande och kraftfullt sätt både ofta och tydligt framför vikten av varför organisationen behöver vara snabbrörlig. Det är viktigt att förklara att tidigare strategier som kanske har fungerat väldigt bra inte kommer att fungera i framtiden pga den föränderliga omvärld vi lever i. Behovet av att snabbt ta vara på nya affärsmöjligheter och hantera ändrade förutsättningar har ökat markant och kommer att öka ännu mer. Den agila strategin behövs inte för att tidigare strategier varit fel utan för att nya omständigheter behöver nya strategier. Den stora gemensamma kvartalsvisa planering som SAFe® metodiken förespråkar är ett bra tillfälle att påminna om strategin, se även Getting on the SAFe® train with ABB.
De flesta förändringar är jobbiga och de som tycker att den tidigare situationen har fungerat bra är de som kommer att känna att de har mest att förlora på en förändring. Det är därför viktigt att i ett tidigt skede identifiera hur olika roller blir påverkade. När man vet hur roller påverkas kan arbetet med att hitta bra lösningar startas. Även intressenter påverkas av en agil transformation. Det är viktigt att förstå att om dagens organisation har en fungerande portföljstyrning och en budgetprocess som är kopplad till projekt, så måste nya arbetssätt och processer tas fram för att uppfylla dessa behov i den nya agila verksamheten. Det kan därför vara viktigt att redan från början titta på Portfolio SAFe® konfigurationen eller kanske t.o.m. Full SAFe® konfigurationen för att kunna uppfylla de förväntningar som den högre ledningen kan ha.
Att sopa problem ”under mattan” är aldrig rätt väg framåt utan i sann agil och lean-anda ska eventuella problem göras transparanta för att möjliggöra en identifiering och lösning av grundproblemen. Problem är lite likt risker på det sätt att det inte är de problem som belyses och diskuteras som ställer till det för en organisation. Det är i de fall man inte undersökt (eller ignorerat) vilka risker och problem som finns, som de verkliga problemen uppstår.
Kunskap är ofta en bra väg för att nå förbättringar och det gör att utbildningar är en bra investering. Att prata samma språk och kunna den agila metodiken är en bra start innan anpassningar av modellen bör göras. I en skalad agil transformation så är Leading SAFe® en utbildning som alla personer i ledande roller bör gå, även de högre cheferna. Men den ger inte tillräcklig kunskap för de som aktivt är en del av processerna, för dem behövs mer detaljerad utbildning såsom t.ex. SAFe®POPM för de som arbetar som kravställare.
Till sist vill jag lyfta fram behovet av tid. Det kan vara svårt att motivera att förändringar tar tid när förändringen drivs av att vi måste bli snabbare. Men förändringar tar tid och vill vi komma åt nyckeln till vad som verkligen kan göra en organisation agil så behövs ofta en kulturförändring. Den agila transformationen är en lång resa och eftersom den ständigt bygger på förändringar och förbättringar så är det en förändringsresa som aldrig tar slut. Men det betyder inte att vi inte kan visa på förbättringar på vägen, utan det blir än viktigare att visa på de framsteg som görs och hur det tar oss närmare vårt strategimål. Att våga vara transparent med att förändringen kommer att ta tid skapar en ökad förståelse och acceptans för den oreda som kan uppstå innan det nya helt faller på plats.
Hur skapar du förutsättningar för ett lyckat agilt förändringsarbete?
SAFe® pratar om ett Lean-Agile Center of Excellence (LACE) och jag tror att det är en väldigt viktig del i ett lyckat agilt förändringsarbete. Att hitta eldsjälar och erbjuda dem tid och resurser att kunna vara förespråkare för förändringen är viktigt. Valet av vilka personer det är ska inte förringas. Det krävs karisma och förmåga att motivera för att få med sig andra men det behövs också ödmjukhet och förmåga att lyssna och förstå medarbetares situation för att kunna ta tillvara på deras kunskaper. I SAFe® 5.0 har de ”mjuka delarna” lyfts upp och LACE teamet blir en viktig kugge i att ständigt påminna organisationen om de förmågor (kompetensområden), som kontinuerligt behöver förstärkas. ”Att inte ständigt förbättra sig innebär på sikt att bli omsprungen av konkurrenter”.
En annan viktig del är chefernas roll. I förändringsledning lyfts ofta vikten av att närmaste chef stöttar sina medarbetare i att finna sin ”desire” till förändringen, dvs viljan att vara med på förändringsresan. Men man får inte glömma att även cheferna behöver få stöd i att hitta sin önskan och vilja till förändringen. Det är svårt att stötta medarbetare i en förändring som man själv inte är säker på vart den leder. En viktig nyckel i förändringsarbetet är därför den diskussion som behövs inom ledningen och som är grunden till att chefer ska kunna stötta sina medarbetare.
Vad är viktigast när man använder SAFe® för att vara långsiktigt konkurrenskraftig gentemot kunder och som arbetsgivare?
En viktig sak att tänka på med SAFe® ramverket är att det bör ses som exempel på lösningar. Alla delar som SAFe® ramverket lyfter är saker som en lyckad skalad agil transformation behöver hantera. Men lösningen behöver inte vara exakt så som ramverket förespråkar. Det kan finnas flera anledningar som kan göra att den egna organisationen kan bli mer lyckad av en modifierad lösning. Det är viktigt att fokusera på varför en viss aktivitet eller process behövs och hitta lösningar som uppfyller det behovet istället för att bara slentrianmässigt föra in alla delar i SAFe® ramverket.
Ofta blir det ett bättre resultat och ökat engagemang när medarbetare känner att de är delaktiga och kan påverka. Ingen tycker det är motiverande att få ett stort ramverk ”slängt i huvudet” med kravet att det ska följas, även om ramverket innehåller väldigt mycket bra saker. De flesta förändringar resulterar i nya arbetssätt och processer. Det är dock viktigt att även reflektera över vilka tidigare processer som kan tas bort. Ett alltför vanligt misstag, speciellt i stora organisationer, är att verksamhetssystem och processer bara växer. Den agila metodiken förespråkar enkelhet och snabbrörlighet och vi får därför inte hamna i en situation där införandet av nya processer kräver ännu mer administration för att man inte avvecklat sina gamla processer.
Att vara konkurrenskraftig innebär till stor del att fokusera på det viktigaste: Vad är viktigast för kunderna? Vad är viktigast för medarbetarna? Att hela tiden ställa sig dessa två frågor, våga prova nya saker samt prioritera aktiviteter och investeringsinitiativ möjliggör en organisation med engagerade och motiverade medarbetare som har förmågan att leverera de bästa lösningarna till kunderna. Det är vad som kommer att göra organisationen konkurrenskraftig på lång sikt!
Vill du veta mer om hur vi arbetar med ramverket SAFe®, kontakta Kristina Rosén , du kan även titta på webbinariet om Business Agility- hur du blir snabbrörlig med SAFe®.