Läs om vår erfarna kollega Malin Björnholdt som svarar på tre frågor om uppdraget som projektledare för e-signaturer hos Örebro kommun.
Du är projektledare för e-signering hos Örebro kommun, berätta lite om uppdraget!
Örebro kommun är inne i en omfattande digitaliseringsresa där man arbetar med att digitalisera så många av deras processer som möjligt. En viktig faktor för att uppnå detta är att gå från analoga underskrifter till e-signaturer. Jag är huvudprojektledare för det projekt som ska möjliggöra den här transformationen.
Det innebär att jag håller ihop arbetet med allt från systemlösning, införande, kunskapsöverföring och till e-arkivering. Frontit har varit med på hela resan och genomfört förstudie, pilot och införande. Det roligaste med uppdraget är att Örebro kommun har en vilja att ligga i framkant och vi driver arbetet med ett tydligt helhetsgrepp. Det innebär att vi kartlägger processer, har dialog med förvaltningar och identifierar hur verksamheten bäst ska kunna ta emot och hämta hem nyttorna med förändringen.
Vad är din erfarenhet av utmaningar i den här typen av projekt?
En utmaning är bredden i projektet, vilket även gör det så roligt! Vi arbetar med alla kommunens nämnder och verksamhetsområden med många olika delprojekt. Det är också en utmaning i omognaden av lagkrav och kompletta e-signeringslösningar på marknaden. Vi har därför fått jobba mycket med kravställning gentemot systemleverantör för att säkerställa en teknisk lösning som är heltäckande och som uppfyller krav och rekommendationer inom Sverige och EU.
För att kunna optimera hemtagningen av nyttor är det många frågor utöver tekniska lösningar som måste hanteras. Projektet är ett stöd för flera olika förvaltningar och dess varierande verksamheter och det är viktigt att göra ett gediget förarbete och upprätta goda relationer och dialoger.
Vad tror du att organisationer generellt kommer behöva fokusera på framöver gällande e-signering?
Min bild är att det är många organisationer som har börjat införa e-signering, men att det är få som lyckas ta ett helhetsgrepp som innebär att alla viktiga aspekter såsom arkivering, informationssäkerhet och ärendehantering omhändertas på ett bra sätt. Nya lösningar för e-signering kommer hela tiden men det saknas en tydlig styrning och EU-direktiven på området är öppna för tolkningar. Här tror jag att det kommer hända mycket framöver.
Jag är övertygad om att organisationer kommer fokusera på att digitalisera och effektivisera flöden, inte minst mot bakgrund av att medborgare och medarbetare förväntar sig att det finns digitala lösningar som är hållbara, miljövänliga och säkra.
Apropå säkerhet: det är många som tror att e-signering inte är lika säkert som analoga underskriften, men faktum är att det ställs högre krav på den elektroniska signaturen samtidigt som det är lättare att styra behörigheter och följa sekretessbestämmelser med digitala flöden.
Just nu i projektet arbetar vi parallellt med uppgradering av e-signeringslösningen Signeringsportalen, vi breddar införandet av e-signering i nya verksamheter, vi inför en uppgradering av en app för möteshandlingar för samtliga nämnder. Vi utreder också, genom två olika förstudier, hur kommunen framöver ska arbeta med Säker Digital Kommunikation och metadatauttag till e-arkivet. Det är många bollar i luften samtidigt!
