I två tidigare artiklar om kommunikation kring förändringsprojekt har vi intervjuat Anette Andersson och Stina Ekenstierna som är två av Frontits förändringsledare med stor erfarenhet av kommunikation i förändringsarbete. I denna tredje och sista artikel har vi träffat ytterligare två av våra konsulter, Anna Wallin och Patrik Högberg. De berättar om sina erfarenheter och insikter av stora förändringsprojekt och avslutar med tre konkreta tips för framgångsrik kommunikation i förändring.

Timing av information

Idag flödar det så mycket information i alla kanaler att när man kommunicerar blir än mer viktigt. Patrik Högberg menar att timingen av information blir allt viktigare.  Framförallt för de personer som enbart behöver känna till förändringen men inte jobbar direkt med den. Om man kommunicerar för tidigt till dem så försvinner informationen ofta i mängden

Enligt Anna Wallin handlar timing om att kommunicera rätt budskap till rätt målgrupp vid rätt tillfälle och kanske framför allt att det är rätt avsändare av budskapet. Hon tillägger att det blir viktigt att komma ihåg att grupper och individer har olika förändringstakt och att vi därför måste planera för och anpassa vår kommunikation efter det.

Ledningens syn på kommunikation är avgörande

En annan viktig aspekt är att få med chefer i kommunikationen. Det kan göra stor skillnad, anser Patrik. Han har t.ex. jobbat i olika LEAN ”projekt” där ledningens syn har varit avgörande. Att kommunikationen kommer från ”rätt” personer har varit avgörande i vissa frågor.

– Jag jobbade i ett projekt där kommunikation och förändringsledning prioriterades högt och planering gjordes noggrant. Men när ledningen inte hade uthållighet att stå bakom förändringen och kommunicera när arbetet väl påbörjades började projektet ifrågasättas och hela förändringsresan stannade upp, berättar Anna Wallin

Båda är ense om att för att åstadkomma bestående förändring behöver man involvera och engagera, inte bara informera. Det kan man göra genom att variera sitt användande av olika kanaler eller bjuda in till olika typer av dialog. Som ledare bör man också tänka på att man alltid har ett försprång vid en förändring, jämfört med de personer man leder. När man själv tycker att en fråga redan är diskuterad många gånger, kan det vara första gången medarbetarna hör talas om den. De kan då  behöva tid att komma i kapp och få förståelse för förändringen som pågår.

Avslutningsvis har Anna och Patrik har tre konkreta tips kring kommunikation i förändring:

• Var uthållig – när du tror att du har kommunicerat ut ditt budskap, upprepa det minst 4-5 gånger till.
• Ta dig tid och våga vara lyhörd för vad medarbetarna har för frågor och agera utifrån det.
• Var extremt tydlig med varför en förändring genomförs och framför allt berätta vad man vill uppnå. Om alla förstår det så är det också lättare att hitta bra vägar framåt i förändringsarbetet.

Vi delar gärna våra erfarenheter kring hur man kommunicerar effektivt i förändring. I september håller vi nätverksträffar om effektiv kommunikation i förändringsarbete i Norrköping den 12 september och Linköping den 26 september. Kontakta gärna Anna Graf om du är intresserad av delta.