Bakgrund och uppdrag
Under sommaren 2020 insåg Region Uppsala att man saknade en mer detaljerad kartläggning om hur Coronapandemins framfart såg ut. Tillsammans med Uppsala Universitet startade man projekt ”CRUSH Covid”, för att systematiskt kartlägga den pågående smittspridningen. Detta för att bättre förstå och ge beslutsfattare möjlighet att fatta datadrivna beslut.
Vanligtvis innehar forskningsledaren på en institution projektledarrollen men då detta dels snabbt blev ett tvärvetenskapligt projekt med många inblandade institutioner, dels att forskningsledarna utöver detta projekt var involverade i många andra initiativ såg man ett behov av externt stöd. Frontit fick då förtroendet att bidra med två konsulter för projektledning samt hantering och utredning kring data och säker lagring av dessa.
Frontit konsulternas roll blev dels att strukturera, planera och koordinera de olika aktiviteterna samt ansvara för tekniska lösningar såväl som att ansvara för nya initiativ inom ramen för studien.
Utmaningen
Det gällde främst att hitta balansen mellan målstyrd projektledning och innovativ forskning. Många personer var inblandade men alla var egentligen fullt sysselsatta med sina andra dagliga uppgifter, vilket gjorde att det var väldigt svårt att planera projektet. En annan utmaning var ju själva pandemin själv. – Vi jobbade ”Pandemiagilt”, vi var tvungna att parera och ändra i takt med att pandemin gick andra vägar än man trott från början, säger Elin Clauson an av Frontits projektledare. – Det finns också otroligt mycket regelverk kring forskning och forskningsstyrning, som man måste behärska i ett projekt som detta.
-Dessutom är ju ämnesområdet och konsekvenserna om något blir fel i beslutsunderlagen ganska pressande, fortsätter Elin.- Detta plus den mediala uppmärksamheten, gjorde så att det verkligen gällde att inte göra fel, det var oerhört viktigt att den information vi publicerade var korrekt.
Genomförande och resultat
Under pandemin levererar projektet veckovis underlag till Region Uppsala med kartläggning och analys av det pågående läget. Man har också skapat ”dashboard” så att allmänheten kan uppdatera sig om rådande situation.
De initiala leveranserna i projektet var primärt att få dataflöden och faktisk data på plats som underlag för analyserna. När detta fanns på plats bestod mycket av arbetet i att förfina befintliga visualiseringar samt identifiera nya sätt att visualisera data.
En viktig del i leveransen är dessutom olika kommunikationsinsatser i samråd med reklambyråer, i olika sociala medier kampanjer, omfattande också trycksaker, filmer och grafiska profiler.
I CRUSH Covid ingick även en parallell studie med syfte att utbilda hundar i att detektera covid-19, plus att man deltog som case i en Covid Hackaton.
Framgångsfaktorerna
Den största framgångsfaktorn har varit att alla deltagare strävar mot ett gemensamt mål, den allmänna samhällsnyttan. Alla inblandade har ju kunnat inse hur viktigt projektets bidrag är, vilket också var den stora drivkraften hos alla berörda. Dessutom blev det viktigt att hitta struktur i arbetet, med beslutade arbetssätt och tydliga processer, exempelvis att veckorapporterna har en strikt struktur och tider och deadlines under dagarna framtill rapporten skickas ut. Att genom konsulter med helt andra erfarenheter än från forskningsvärlden fick i uppdrag att koordinera arbetet gjorde också att man kunde hitta en bra balans mellan målstyrd projektledning och innovativ forskning.
Några ord från kunden:
Professor Tove Fall, forskningsledare Uppsala universitet : Vi insåg att vi behövde organisera oss och att vi behövde bredda oss inom fler forskningsområden. Jag kände att vi måste ha projektledning, jag kan inte både vara vetenskaplig ledare och hålla i allt det praktiska. Vi intervjuade fyra olika företag och vi alla föll för Elin och Jonas och deras kompetens och energi, att ta hjälp av dem är något vi aldrig ångrat.