Bakgrund och uppdrag
Inom Örebro kommun hade man beslutat att sammanföra hela samhällsbyggnadsförvaltningen och ytterligare tre förvaltningar till ett gemensamt programområde, framför allt för att öka samverkan. Totalt omfattades ca 350 medarbetare varav ca 35 chefer. De olika förvaltningarna hade suttit i lokaler med cellkontor och arbetat väldigt separerade från varandra. Lokalerna var delvis nedgångna och hade också börjat bli för små för några av förvaltningarna. Efter ett analysarbete hade man kommit fram till att man ville gå från cellkontor till aktivitetsbaserade arbetsplatser och med ett nytt gemensamt arbetssätt från manuella till digitala processer med hjälp av ny teknik.
Förutom att skapa ändamålsenliga lokaler, ingick i uppdraget att säkra så lokalerna kan bidra till att Örebro kommun kommer kunna stärka sin position som attraktiv arbetsgivare och också ta hänsyn till Örebro kommuns framtida tillväxt och gestaltningsprogram.
Frontit fick förtroendet att leda uppdraget från framtagande av vision, målbild, effektmål och programplan till genomförande och utvärdering.
Genomförandet
Uppdraget genomfördes i form av ett program med olika delprojekt. Uppdraget till Frontit formulerades som ”att leda och stödja förvaltningsledning och chefer i förändringsarbetet kring inflyttning till nya kontorslokaler med målet att uppnå effektivare arbetssätt, ökad digitalisering och samverkan samt att öka attraktionskraften som arbetsgivare”. Viktigt var också att programmets digitala strategi låg i linje med Örebro kommuns övergripande digitaliseringsstrategi.
Frontits konsulter arbetade med samordning av fastighetsägare, stadsutvecklare och medarbetare samt omvärldsbevakning och hade också ansvar för ekonomi, ekonomisk utvärdering av olika alternativ kring utformning av lokalerna samt utvärdering av olika finansieringsmöjligheter. Inom projektets ansvar låg också att stötta införandet av digitalt och aktivitetsbaserat arbetssätt samt det aktivitetsbaserade ledarskapet. En förändringsresa som även inkluderande utbildningar av ledare och personal inför flytten och starten av det aktivitetsbaserade arbetssättet.
Programmet valde ett agilt angreppsätt med Projektil som projektmodell i basen. Förändringsledningen grundades framförallt på Prosci /ADKAR modellen.
Utmaningen
Den största utmaningen var nog att hantera förändringsmotståndet hos vissa av de berörda, säger My Tegelgård på Frontit, som var projektledare för själva uppbyggnaden av projektet. På Frontit är många av oss konsulter certifierade på Prosci ADKAR modellen, vilket förstås gör att vi ofta arbetar enligt den, något som fungerade utmärkt även i detta fall.
Framgångsfaktorerna
Arbetet bedrevs i nära samarbete med ledare och nyckelpersoner och med en hög ribba avseende innovation. Förutom en aktiv medverkan under själva flyttprojektet så genomfördes en överlämningsperiod med uppföljning av effekthemtagning i form av personalenkäter, ledarworkshops, etc. för att säkra en fortsatt hög driftnivå och hög medarbetarnöjdhet. Stor vikt lades också på förankring med arbetsgrupper/referensgrupper och hög involvering från skyddsombud och HR.
Resultatet
Resultatet har blivit en helt ny kontorsmiljö uppsatt för ett aktivitetsbaserat arbetssätt. En helt ny teknikplattform med laptops, arbetsstationer och mötesteknik. Digitaliseringen stöds av införandet av Office 365, digitalisering av dokument, besökssystem, boknings- och positioneringssystem etc. Ett aktivitetsbaserat arbetssätt har införts, inklusive relevanta arbetsregler, förhållningsregler och strukturer.
Några ord från kunden
”Frontits konsulter skapade en väl fungerande beslutsprocess och en mötesstruktur samt såg till att arbetet höll tidplan och att beslut förankrades. Ett väl fungerande projekt skapades med väl fungerande projektorganisation, bra ekonomi, struktur och ordning. Man bidrog också stort till att ett negativt förändringstryck omvandlades till något positivt. Frontits arbete har uppskattats av samtliga förvaltningschefer”