Bakgrund och uppdrag
Ursprungligen fanns det primära behovet i att införa elektroniska underskrifter för nämndprotokoll, den sista pusselbiten för en helt digital nämndprocess. Tack vare det lyckade genomförandet utökades det till ett breddinförandeprojekt med flera delprojekt inom digitalisering. För att leda och hålla ihop projektet anlitades konsulter från Frontit Mälardalen.
Utmaningen
När Örebro kommun initierade projektet fanns det få tekniska lösningar på marknaden som levde upp till de krav på en lösning för avancerade elektroniska underskrifter som ställts. Kommunen valde då att i samarbete med en extern leverantör ta fram en teknisk lösning från grunden. Detta innebar att projektet måste leda utvecklingen hela vägen från verksamhetsbehov till färdig lösning.
”En annan stor utmaning har varit att befästa nya arbetssätt och rutiner samtidigt som det fanns en ganska stor digital ovana och en oro avseende säkerheten i en elektronisk underskrift”, säger Malin Björnholdt från Frontit Mälardalen, huvudprojektledare för projektet. ”Det har varit viktigt att skapa en förståelse för att digitalisera hela sin process i verksamheterna och inte fastna med manuell hantering före eller efter e-underskriften. Ytterligare en utmaning var det oavvisliga i att säkerställa uppfyllnad av olika lagkrav och rekommendationer från bland andra eIDAS, DIGG och Riksarkivet”.
Framgångsfaktorerna
Projektet har under arbetets gång fokuserat mycket på den nära dialogen med medarbetare och att skapa delaktighet i införandet. Inom Örebro kommun används projektmodellen Projektil. För projektet blev detta en lyckad kombination med agilt leveranssätt och planering i treveckorssprintar. Ytterligare något som banade väg för ett lyckat resultat var en närvarande styrgrupp som aktivt deltog med prioriteringar och beslut i samband med varje sprint och stegvisa leveranser.
Genomförande och resultat
Frontits konsulter leder hela projektet och har bemannat det med huvudprojektledare, delprojektledare och kravanalytiker. Man hjälper kommunens verksamheter genom hela förändringsresan med allt från att kartlägga processer, göra målgruppsanalyser, utbilda och stötta. ”Fokus har också varit stort på att förvaltningar och nämnder på bästa sätt ska kunna ta emot och använda den tekniska lösningen och hämta hem nyttorna med förändringen”, fortsätter Malin.
Effekterna varierar väldigt beroende på typ av verksamhet. I en del verksamheter är det stora volymer och timmar som hämtas in, medan för andra till exempel Socialjouren, är effekterna i stället snabbare beslut, exempelvis vid omhändertagande av minderåriga.
E-signeringslösningen, benämnd Signeringsportalen levererades i maj 2019 och har sedan dess använts för att justera politiska protokoll, skriva på beslut och underteckna avtal. Under våren 2020 godkändes den även för e-underskrifter av dokument som innehåller sekretess, något som varit ett prioriterat mål för projektet sedan starten och under hösten 2020 möjliggjordes för underskrifter av både interna och externa signatärer.
Några ord från kunden
Catharina Centerfjäll, Örebro kommuns projektägare.
”För oss är det oerhört viktigt att de digitala underskrifterna håller hög tillitsnivå, att lösningen är säker, att underskrifterna är juridiskt hållbara och att dokumenten kan långtidsarkiveras. Med Signeringsportalen har vi under Frontits ledning fått en teknisk lösning som Örebro kommun känner sig helt trygga med, även för dokument som innehåller sekretess.”