Bakgrund och uppdrag
Traton – ett samägt bolag mellan Scania och MAN – upplevde ett stort behov av en egen Office 365 plattform. Detta för att underlätta samarbeten mellan flera varumärken, skapa möjlighet för personalen att arbeta ”effektivt och flexibelt när dom vill, var dom vill och från vilken säker enhet de önskar”. Minst lika viktigt var också att ge personalen moderna arbetsredskap för att i konkurrens med andra fortsätta vara en attraktiv arbetsgivare.
En av Frontits konsulter fick i uppdrag att projektleda den mer tekniska delen av genomförandeprojektet. En annan av Frontits konsulter fick ansvaret för själva förändringsledningen. Det gällde att att introducera och förankra nya arbetssätt och vägleda användarna i att arbeta i Teams och SharePoint.
Utmaningen
Förutom att målgruppen var väldigt omfattande, 36 000 användare, globalt utspridd och med många olika ingångsförutsättningar, så var kravet på tempo i genomförande förhållandevis högt. – Att införa nya arbetssätt möts ju ofta av olika reaktioner, några medarbetare är jättemotiverade medan andra har ganska hög tröskel för att förändra sig, säger Katarina Kjerve. – Vår ADKAR/Prosci influerade metodik visade sig dock fungera mycket väl.
Genomförande och resultat
När det gällde den tekniska delen innebar den bl a migrering av samtliga avdelningars foldrar, skapande av organisatoriska Teams som är sammankopplade med en övergripande SharePoint site för gemensam navigering samt överblick och lagring av gemensamma filer och avdelningsspecifika filer.
Olika metoder som användes i förändringsarbetet var till exempel ADKAR modellen, Webinarier (i realtid och inspelade), nya filmer, nya websidor och nästan 90 olika utbildningspass, både via Skype och fysiskt. Kontinuerligt genomfördes dessutom olika enkäter via Forms för att mäta och få återkoppling. Sharepoint användes som kommunkationsplattform.
Effekter som uppnåddes:
- Större kollaborerings möjligheter och effektivitet
- Nöjdare användare som har större flexibilitet i sin arbetsvardag
- Införande av ”User adoption rapporter” – visar hur väl verktygen används
- Lägre storage förbrukning och därmed lägre kostnader
Avseende lägre storage förbrukning kom det också att ingå i uppdraget att flytta alla avdelningsmappar för Scania IT från nätverksserver till en kombination av Teams och SharePoint.
Teknisk utrullning, migrering från befintliga plattformar och introduktion och utbildning till användare i Södertälje och München genomfördes under perioden oktober 2018 till oktober 2019.
Framgångsfaktorerna
Framför allt har tydlig styrning mot önskade effektmål, stöd till verksamheten i förändringen och anpassade verktyg, som t ex user adoption rapporter som visar hur väl verktygen används, varit de kritiska framgångsfaktorerna, säger Katarina Kjerve.
Några ord från kunden
Daniel Lundin, IT Director, Head of End User Productivity at Scania CV AB:
Vi anlitade två Frontit-konsulter för det här strategiskt mycket viktiga projektet då vi ville säkra bästa möjliga styrning och ledning mot önskat resultat. Framgången i detta ledde till att vi förlängde uppdragen successivt, för att ta oss an ytterligare utmaningar. Vi tvekar inte över att anlita Frontit igen.