Bakgrund och uppdrag
När Linköpings kommun införde Google Workspace som ny samarbetsplattform för samtliga ca 12 000 medarbetare i kommunen, valde man att ta in Anna Graf från Frontit som huvudprojektledare. Bakgrunden till projektet var ett behov av en modern plattform för kommunikation och samarbete. Projektet påbörjades tidigt 2020 och kommer att avslutas i juni 2022, under den sista delen av projektet med fokus på förändrade arbetssätt. Anna ledde projektet under planering och förberedelse för införande samt under själva migrering-och införandefasen.
Utmaningen
Den största utmaningen i projektet handlade inte om teknik, verktyg eller migrering. Utan snarare om det faktum att samma nya verktyg skulle föras ut samtidigt till medarbetare med olika uppdrag och arbetsuppgifter liksom olika mognad när det gäller vana att arbeta digitalt. Detta var en utmaning både när det gällde att nå ut till alla och skapa förståelse kring vad förändringen handlar om men också när det gällde att planera utbildningsinsatser, kommunikationsinsatser och andra aktiviteter som berör det förändrade arbetssättet. Detta är också huvudorsaken till att Linköpings kommun fortsätter projektet ytterligare ett år, till juni 2022 – de vill vara säkra på att förändringarna nått alla och att alla getts en rimlig chans att hitta nya sätt att arbeta på och ta till sig de nya verktygen så att de effektmål man satt upp för projektet faktiskt kan uppnås.
Genomförande och resultat
Projektarbetet bedrevs i ett huvudprojekt med en samordnande funktion och två delprojekt, teknik och förändringsledning där huvuddelen av det operativa arbetet bedrevs. Delprojektet förändringsledning arbetade med lokala projektledare från varje förvaltning vilka samarbetade tätt och regelbundet och dessutom fanns ca 200 utsedda ambassadörer på alla förvaltningar. Dessa hade uppgiften att stötta sina kollegor i förändrat arbetssätt och de nya verktygen.
Anna ansvarade särskilt för det övergripande samarbetet och framdriften i projektet men det täta samarbetet inom projektet gjorde alla i projektteamet delaktiga i många frågor och gemensamma dagliga möten bidrog till framdriften under den mest intensiva fasen. Förutom projektledningskompetens hade Anna även stor nytta av sin kunskap och förståelse kring förändringsledning och kommunikation för att bidra och driva projektet framåt.
Resultat
Ur ett tekniskt perspektiv var projektet mycket framgångsrikt och migreringen till den nya plattformen skedde på planerat datum med mycket små problem. Till en början så man en ökning av frågor till den interna IT-supporten men den återgick till det normala, så snabbt att man från Supportsidan undrade om det var något fel på telefon och mail eftersom det blev så tyst och lugnt. När det gäller förändrat arbetssätt är ju slutmålen långt ifrån uppnådda men inställningen till de nya verktygen har varit övervägande positiv och även om det fanns frågor och viss frustration kring införandet, har mottagandet av de nya verktygen och de möjligheter till enklare och effektivare arbete varit mycket positiv så projektets arbete med bred förankring och ambassadörer som broar från projektet ut i organisationen har varit framgångsrikt.
Framgångsfaktorerna
Det valda arbetssättet och en väl fungerande organisation med två mycket kompetenta delprojektledare bidrog till projektets framgång liksom ett gott samarbete mellan projektledning, styrgrupp och projektägare. Ytterligare en framgångsfaktor var det breda engagemanget för de nya verktygen, som fanns runt om i kommunens alla delar där även Coronapandemin fungerade som en pådrivande faktor – man såg en snabb och tydlig nytta med de nya verktygen.
Det stora fokus som fanns på förändrat arbetssätt och det täta samarbetet mellan delprojekten med fokus på gemensam problemlösning och framdrift blev också en viktig framgångsfaktor.
Några ord från kunden
Jakob Algulin, digitaliseringsdirektör i Linköpings kommun och projektägare.
I införandet av Google Workspace har Frontis projektledare bidragit med en god koordinering och god kontroll på projektet. Vi uppfattar Frontit som en professionell aktör med goda referenser och bra konsultprofiler som vi gärna anlitar igen.