År 2019 inleddes en omfattande förstudie och processkartläggning med syftet att förbereda upphandlingen och ersättningen av de befintliga systemen för verksamhetsadministration inom Uppsala kommun. Samtidigt beslutades det att utforska möjligheterna till ökad samverkan mellan intressenterna när det gäller förvaltningsverksamheten. Intressenterna utgjordes av tre nämnder och två kommunala bolag. En väsentlig del av förstudien var att identifiera sätt att likrikta, effektivisera och öka digitaliseringen av arbetssätten.
Under 2020 utvecklades förstudien till en detaljerad behovsanalys och skapandet av underlag för upphandling. Under hösten 2020 och våren 2021 genomfördes upphandlingen av ett nytt system för verksamhetsadministration tillsammans med tillhörande tjänster. Det övergripande syftet med införandeprojektet är att implementera det upphandlade systemet och dess tjänster. Detta kommer att möjliggöra målsättningen om att skapa mer effektiva arbetssätt, främja samverkan intressenterna emellan och öka digitaliseringen inom området verksamhetsadministration och lokalförsörjning.
Utmaningen
Uppdraget var omfattande och involverade sammanlagt sju Frontit konsulter under fem års tid. De ansvarade för allt från att definiera behov och krav till upphandling, implementering och tester av systemet och att säkerställa att de nya arbetssätten accepterades och förankrades i organisationen. Det inkluderade även att stödja övergången till den nya förvaltningsfasen och hjälpa verksamheten att nå identifierade effektmål.
Genomförande och resultat
I förstudien granskades 11 huvudprocesser inom verksamhetsadministration som delades gemensamt av nämnderna och de kommunala bolagen. Målet var att harmonisera arbetssätten och utveckla en enhetlig nomenklatur för att få jämförbara data, kunna ta stöd av varandra och underlätta överlämningspunkter i de gemensamma processerna. Denna gemensamma förstudie ledde till en gemensam upphandling. Uppdraget utvecklades sedan till ett införandeprojekt för att implementera det upphandlade systemet och dess tjänster. Samtidigt som systemet implementerades, utvärderades och förbättrades processerna för att säkerställa så smidiga arbetsflöden som möjligt. Överenskomna processer implementerades i organisationen.
Systemet sattes i drift i december 2022 och nu arbetar man med att stärka och stödja förändringen samt organisationen i övergången till den nya förvaltningsfasen. Ett delprojekt i uppdraget var att etablera en gemensam förvaltning av systemet där både kommunledningskontoret och kommunala bolag samverkar i systemutveckling och förbättring av processer och arbetssätt.
Lärdomar och framgångsfaktorer:
· Resurserna är nyckeln till framgång.
Det krävs mycket resurser i ett stort projekt och det är viktigt att det är rätt resurser.
· Viktigt att arbeta med förändringen.
Det är jobbigt att byta arbetssätt och vanor och verksamheten måste arbeta med att förstå vilka förändringar som ska komma samt hur de ska förankras för att verksamheten ska ha förutsättningar för att ta emot resultatet.
· Relationer kan skapas utöver projektet.
Nytt system kan skapa förutsättningar för samarbete och relationer kan etableras vid sidan av systeminförandet. Detta skapar även goda förutsättningar för förvaltningsarbetet.
· Strukturer måste överenskommas tidigt.
Projektet underlättas av ett väl genomfört förberedelsearbete och tydliga målsättningar.
· God styrning i projektet underlättar
Att jobba med en extern projektledare som har god erfarenhet av området ger en trygghet i projektet. Det ger även en struktur med rimliga tidsplaner, bra mötesforum och god kommunikation.
· Vi är bäst tillsammans!
Bra teamkänsla och hög delaktighet skapar engagemang och ansvar.
