Agila arbetssätt används inte längre enbart i it-utvecklingsprojekt. Anders Fresk ger sina fem bästa tips för hur du introducerar det agila arbetssättet även i dina verksamhetsutvecklingsprojekt för att nå snabbare och effektivare resultat.

Den agila filosofin sprider sig. Genom att fokusera på nyttan och på att göra det viktigaste först har arbetssättet visat sig kunna leverera snabbare och bättre resultat inom allt fler områden.

Men även om många företag och organisationer skulle tjäna på att etablera ett agilt arbetssätt så är det inte alltid enkelt att göra eftersom det ställer helt nya krav på både ledning och medarbetare. Därför har Anders Fresk samlat sina 5 bästa tips för att enkelt komma igång med arbetssättet i verksamhetsutvecklingsprojekt. 

1. Hitta rätt projekt

Att införa ett helt nytt arbetssätt är en utmaning, osäkerheten i att överge beprövade metoder gör det lätt att halka tillbaka i gamla hjulspår. För att etablera det agila arbetssättet är det därför bra att börja med ett projekt som ska införa något helt nytt för verksamheten. Det är också i denna typ av projekt, där man vet målet men inte den exakta vägen dit, som metodiken fungerar bäst. En av grundpelarna är att fokusera på det som ger störst nytta och leverera det så snabbt som möjligt. Därför passar det agila arbetssättet också bra för projekt med en kritisk tidsplan, där man behöver se resultat snabbt. Genom att införa metodiken i ett projekt där tiden är knapp och lösningarna okända kommer det nya arbetssättet ses som en räddning snarare än ett hinder.

2. Hitta rätt beställare

En viktig förutsättning för det agila arbetsättet är att man har en beställare som är med på noterna och förstår sig på metodiken. Eftersom arbetssättet bygger på att beställaren snabbt kan fatta beslut om prioriteringar behöver beställaren också kunna lägga en stor del av sin tid på projektet. Det kräver också att beställare och projektledare vågar släppa på kontrollen och detaljstyrningen och låter projektteamet själva utveckla lösningarna utifrån de prioriteringar som satts upp. Att ha en beställare som är införstådd i hur metodiken fungerar, och är beredd att anpassa sig efter den, är därför extremt viktigt för att det ska fungera.

3. Välj rätt team

En stor del av framgången för ett agilt projekt vilar på att teamet är rätt sammansatt. I agila projekt jobbar man med tvärfunktionella team bestående av personer från alla de funktioner som berörs av projektet. Tillsammans ska teamet snabbt kunna ta fram lösningar för de mål som satts upp. Därför är det också viktigt att personerna i teamet är beredda och villiga att gå utanför sin roll. Man brukar beskriva den kompetens som krävs av medarbetarna som ett T, med en stor bredd på kompetensen men också ett djup i någon specifik del. Till exempel kan en verksamhetsutvecklare även vara testare vid införande av IT-stöd och en systemutvecklare kan delta vid att identifiera verksamhetens behov.

4. Träna, tala, absorbera det agila tänket
Det agila arbetssättet är inte bara en metod utan även ett synsätt. För att få ut det mesta ur arbetssättet är det därför viktigt att man kontinuerligt lyfter fram och påminner om grunderna i det agila tankesättet: fokusera på nyttan, dra lärdomar från tidigare etapper och ge större ansvar till projektteamet. Det handlar mycket om tillit till människan, medlemmarna i teamet är inte låsta till sin roll utan ska tillsammans använda sina kompetenser för att ta fram lösningar.

5. Inför arbetssättet stegvis

Nya arbetssätt är svåra att etablera. Därför är det ofta enklare att introducera det agila arbetssättet stegvis. Har man exempelvis problem med att medarbetarna inte vet vad som pågår i projektet kan man börja med att visualisera arbetet genom så kallade kanban-tavlor eller genom stå-upp-möten där man dagligen går igenom prioriteringar och vad som sker i projektet. Man kan också börja med att etablera det som är själva grundbulten för det agila arbetssättet: att dela in arbetet i etapper och fokusera på det som ger mest nytta först. Att arbeta stegvis är också ett bra sätt att etablera arbetssättet i en hel organisation, börja med ett projekt och ett team och låt andra inspireras av deras arbete.