De flesta företag och organisationer har idag påbörjat sin digitala resa. Oftast för att kunna erbjuda en snabbare service till kund eller medborgare och till en på sikt lägre kostnad. Det jag ställer mig undrande till är hur många av dessa företag som har analyserat hälsan på sina kritiska data i relation till sin digitala strategi? Med andra ord är det rätt struktur eller kvalitet på er kunddata för att lyckas med er digitala strategi?

I den här artikeln kommer jag kort gå in på vart jag anser att en organisation bör vara med sin kritiska data för att lyckas. Som grafiskt stöd kommer jag utgå från en modell jag lånat av Scott Taylor.

Vad är då kritiskt data? Generellt skulle jag rekommendera att IT tillsammans med verksamheten kartlägger och prioriterar den kunddata som är mest kritiskt och avgörande för att realisera de fördelar som organisationen siktar mot i sin digitaliseringsresa. Det gäller all data i organisationen som är kritisk för att skapa konkurrenskraft och göra verksamheten framgångsrik. Er kritiska data behöver kvalitetssäkras antingen genom egna resurser eller att ni kan skaffa det på annat sätt. När data är städad behöver ni förvalta den för att den ska hålla hög kvalitet över tid.

Att organisationer inte har full koll på sin data finns flera exempel där det kan påvisas. Enligt Bisnode är att upp till 40 procent av kunduppgifterna i svenska företags kundregister felaktiga eller ofullständiga. Varje år förändras närmare 25 procent av informationen i en kunddatabas och det innebär att träffsäkerheten minskar i samma utsträckning. Korrekt data är en av de främsta framgångsfaktorerna för marknadsföring och försäljning.

Detta är inte bara ett problem i Sverige, IBM påvisar att amerikanska ekonomin förlorar 3,1 biljoner dollar per år på grund av bristande datakvalitet.

Digital mognad och datastruktur

Det finns en tydlig koppling mellan digital mognad och datastruktur. Ju bättre kontroll du har på din kritiska data och dess datakvalitet desto mer avancerad digital lösning kan lanseras. Som exempel så uppskattar inte din kund din smidiga e-handelslösning om lösningen visar fel partnummer för beställning.  Det roligaste exemplet jag hört är när brittiska armen i Afghanistan skulle beställa nya maskingevär men fick toapapper på det partnumret de beställde.

Nedan ser ni en bild som beskriver min tolkning av Scott Taylors modell av sambandet mellan digital mognad och datastruktur.

Scott Taylors variant av sambandet mellan digital mognad och datastruktur.

Jag hävdar följande när det gäller mognaden av datastruktur kopplat till digital mognad.

Data lever i silos

Precis som i verksamhetsutveckling så är det ett problem om vi arbetar i silos, detta gäller också för vår data. Organisationer i den här fasen arbetar med sina data i flera olika system. Det finns flera olika beskrivningar om vad data är och ingen uttalad master, utan all data är lika mycket värd. Olika regler och definitioner på data gör att rätt kvalitet kan uppstå i de olika silorna, men kommer inte att kunna användas mellan system. Ett exempel är om ett system har en fördefinierad lista av värden för landskoder för kundregister och ett annat system har ett fritextfält för landet i sitt kundregister. Då krävs det att användaren fyllt i samma värden som finns fördefinierat i det första systemet för att denna data lätt ska kunna jämföras.

Att skapa och uppdatera sitt kundregister i olika system ger med största sannolikhet  flera dubbletter av samma kund. Om flera delar av organisationen delar samma register, så är det förmodligen även dubbletter i samma datasystem.  Om ni t ex ska implementera ett nytt CRM system så borde ett kundregister utan dubbletter vara prioriterat.

Organisationer i denna fas med silos kommer ha svårt att nå sina digitala mål. Utan tillräcklig struktur kommer det vara svårt att föda de digitala verktygen med rätt data. Datastädningar under projektets gång kan få data tillräckligt bra för att fungera en stund. Men tillslut så kommer det vara tydligt att något är fel och organisationen kommer fastna i en loop av ad hoc datastädningar för att få det att fungera. Risken här är att verktyg och system överges och de får skulden istället för rotorsaken, som är låg kvalitativ, ostrukturerad data. Precis som i stycket om vad kritisk data är, så skulle jag rekommendera att det är organisationens kritiska data som prioriteras att lyftas först till nästa mognadsgrad.

Dina data i integrerade nätverk

När organisationer har nått detta stadie, så är datastrukturen tillräckligt mogen för att stödja en digital strategi över tid. I denna fas bör dina data skapas, underhållas och tas bort efter samma definitioner och regler. Helst ha en proaktiv process som begränsar användaren från att göra fel val och BI-rapporter som kontinuerligt visar aktuell kvalitet. Detta tillsammans bör leda till att datakvaliteten är hög men också att organisationen litar på sin data och inte dubbelkollar den innan arbetsuppgiften utförs.

Det bör finnas en organisation som förvaltar de integrerade databaserna eller masterdatabasen. En centraliserad förvaltning har en viktig roll att snabbt hitta eventuella brister i process eller datakvalitet. Detta för att er kunddata ska fortsätta generera värde och att förtroendet för er data ska behållas.

Er data i denna fas ska kunna flöda mellan och uppdateras via integrationen, vilket är möjligt för att det finns en standardiserad struktur på er data som gör att olika system kan uppdatera varandra. När masterdatabasen uppdateras så skall övriga databaser, som innehåller den informationen, synkas med mastern. Alltså har alla system samma information. För att det ska tillföra värde och förtroende så behöver det också finnas processer och regler för att värdet som skapas eller ändras är av rätt kvalitet. T ex bör du i denna fas ha 1 utpekad kund-masterdatabas utan dubbletter vilket möjliggör en 360 graders vy av vilka kunder organisationen säljer till.

Om denna fas utförs korrekt så ska era data nu var en möjliggörare för den digitala strategin men behöver fortfarande förändras i takt med den digitala utvecklingen. Även om det är önskvärt att alla data flödar i integrerade nätverk så är det bättre att skapa en fungerande förvaltning av er kritiska data för att sedan skala upp över tid. Som jag skrev tidigare kan detta vara den data som är kritisk för ett digitalt projekt eller den digitala strategin som prioriteras först.

Er data i affärsnätverk

Sista fasen är att olika organisationers integrerade nätverk kopplas ihop.  Där det skapas en master-databas för nätverket för den data som öppet kan delas. I exemplet kundregister är det inte för att dela vem som har vilken kund men att säkerställa att informationen om dessa företag är korrekt i allas databaser. Även här behöver er data prioriteras i nätverket om vilken data som skall delas. I den här fasen behöver alla organisationer i nätverket enas om vilken data som ska delas samt dess datastruktur och kvalitet.

Kopplat till Bisnode påstående att 40% av svenska företags kundregister är fel så ska organisationer i dessa nätverk uppdateras med rätt data, så fort en av de kopplade databaserna uppdateras. Vilket leder till att det kopplade nätverket tillsammans hjälper varandra att ha korrekt data. Korrekt data att göra rätt beslut från samt att de digitala initiativen föds med så korrekt data som möjligt.

Slutsats

Organisationer som fortfarande lever kvar i silostrukturerad data för sin kritiska data kommer att få det svårt att lyckas med sin digitala strategi. Det är först när den uppnått integrerade nätverk som data verkligen kan börja användas som en möjliggörare i den digitala strategin över tid.

I dag tror jag att vi har en bit kvar innan vi kan dela data i affärsnätverk. Men när vi tagit oss dit och tillsammans arbetar för rätt data och hela det anslutna nätverket jobbar för att hålla gemensam data korrekt. Då kommer data än mer vara en möjliggörare för att kunna göra otroliga saker när det kommer till digitalisering.

Denna artikel har övergripande beskrivit hur datastruktur och rätt kvalitet på kritisk data påverkar en digital strategi. När detta nått tillräckligt mogen nivå har den digitala resan större chans att lyckas.

Av Daniel Rödjemyr