För att skapa en tydligare struktur och en bättre samsyn kring sitt uppdrag att leverera värde till invånarna såg uppdragsgivaren en stor potential i att processorientera sin verksamhet.
Uppdraget syftade till att kartlägga och analysera Södertälje kommuns förutsättningar för att bli en processorienterad verksamhet. Uppdraget resulterade i en tydlig handlingsplan, en modell för att konkret arbeta med processledning samt ett beslutsunderlag för en effektiv och hållbar övergång till processorientering.
UTMANING
Behov av kartlagda processer och tydligare arbetssätt
Kommunen såg ett behov av att processorientera sin verksamhet och ville undersöka vilka förutsättningar de hade för att lyckas långsiktigt med en sådan satsning. I kommunen hade flera kontor och enstaka avdelningar påbörjat arbeten med att processorientera sin del av verksamheten. Det fanns olika drivkrafter bakom dessa initiativ, dels krav på kartlagda processer, dels behov av tydligare arbetssätt. För att förstå vad processorientering skulle innebära för kommunen anlitades Frontit för att genomföra en nulägesanalys och ta fram en roadmap för ett eventuellt kommande arbete.
TILLVÄGAGÅNGSSÄTT
Kunskap, kartläggning och analys
För att utreda och belysa kommunens nuläge i förhållande till de grundläggande förutsättningarna för processorientering genomfördes workshops, intervjuer och inläsning av styrande och stödjande dokumentation.
För att skapa förståelse kring vad processorientering innebär och hur det skapar nytta genomfördes fyra omgångar av en grundutbildning i ämnet för omkring 100 medarbetare och chefer.
Den insamlad information jämfördes med de grundläggande förutsättningarna för processorientering så som ledarskap, kultur, praktisk erfarenhet och kunskap, processtruktur samt systematiskt förbättringsarbete. I nulägesanalysen framkom utmaningar respektive stödjande faktorer inom alla fem nyckelområden.
RESULTAT
Tydlig bild av nuläget och vägen fram
Utifrån nulägesanalysen levererades en behovsanpassad roadmap innehållandes konkreta rekommendationer för implementering av ett processorienterat arbetssätt. Även en processledningsmodell föreslogs för kommunen att besluta om.
Roadmapen fungerar som en karta utifrån vilket arbetet skulle utgå ifrån. Denna tydliggjorde vad som behövde göras och i vilken ordning det skulle ske. För att säkerställa ett hållbart resultat hade Frontit integrerat stöd för kommunikation och förändringsledning i roadmapen.
”Det här är riktigt bra. Jag vill att vi går vidare på detta spår. Vad blir vårt första steg efter detta möte?”
– Beställare, Södertälje kommun
Efter att nulägesanalysen och roadmapen var presenterad beslutade kunden att arbeta vidare utifrån framtaget förslag. Kunden valde då att ta stöd av Frontit för att konkretisera roadmapen i ett detaljerat Gantt-schema samt för att bistå i framtagandet av beslutsunderlag inför de beslut som initialt behövde tas.
Framgångsfaktorer
- Säkerställ en enad ledningsgrupp som står bakom utvecklingsinitiativet. En förändring kräver alltid ett ledarskap som både efterfrågar, hejar på och som har ett långsiktigt engagemang.
- Planera in och skapa utrymme för utvecklingsinitiativet. Säkerställ att det inte krockar med andra pågående projekt eller satsningar.
- Involvera olika roller och befattningar för att erhålla olika perspektiv.
- Ha siktet mot ett tydligt långsiktigt mål, men prioritera och fokusera på en del i taget. Säkerställ ett lärande under resan, lyft goda exempel och fira framgång.
- Kom ihåg att förankra utvecklingsinitiativ kontinuerligt hos medarbetarna för att väcka och upprätthålla engagemang. Förändringsledning är A och O såväl innan som under och efter genomförandet.
Stöd och kunskap kring processorientering
Vi erbjuder stöd, kunskap och coaching oavsett om ni står i uppstartsfasen eller kommit en bit på vägen i skapandet av en processorienterad verksamhet.