Ett nytt system, en omorganisation eller en fysisk flytt av ett kontor – förändringar kommer i många skepnader. Är de lite mindre så hanteras de ofta som en del av den operativa vardagen, medan större förändringar vanligtvis drivs i projektform. En projektledare utses med ansvar för att nå utsatta mål i tid och i enlighet med tilldelad budget. Däremot får projektledaren sällan uppgiften att se till att medarbetarna får förutsättningar för att börja arbeta på ett nytt sätt. Här kommer förändringsledaren in i bilden.
Utan förändringsledning är det svårt att nå mållinjen
Lite förenklat handlar projektledning om VAD vi gör medan förändringsledning handlar om HUR vi gör det. Och idag vet vi att effekterna av en förändring uteblir om inte både delarna prioriteras. Ger vi bara plats för vad:et finns nämligen en risk att vi trycker på knappen, går live och sen händer…. ingenting.
I framgångsrika förändringar finns förändringsledning med som en naturlig del i projektet. Medarbetarna ges tidigt en möjlighet att förstå varför förändringen görs och de engageras under hela resan. Med det tillvägagångssättet är chansen betydligt större att vi går live, trycker på knappen och att de som är berörda känner ansvar och bidrar till att nå bestående resultat.
En relativt ny men viktig profession
Förändringsledning är dock fortfarande en relativt ny och omogen disciplin jämfört med projektledning. I teorin finns det idag en medvetenhet om att det är viktigt att få med sig människorna i en förändring. Men när vardagen knackar på och schemat är fullt är det väldigt lätt att bli styrd av praktiska aktiviteter och glömma bort att engagera medarbetarna, speciellt om det inte finns någon som har ett dedikerat ansvar för området.
Men vi ser en ljusning! Kanske för att det nu finns ganska gott om bevis för att många förändringar kör i diket för att människor inte känner sig delaktiga eller får rätt förutsättningar för att hantera dem.
Lästips!
Vi har en hög förändringstakt i samhället och chefens förmåga att leda i förändring avgör resultatet.
Ta med förändringsledning från start
Så var kommer förändringsledaren in någonstans? Helst redan från start med uppgiften att ta fram en tydlig strategi och förändringsledningsplan för att nå önskade effekter. Under själva genomförandet har förändringsledaren ansvar för att involvera berörda, bjuda in till dialog, bygga engagemang, ta fram kommunikationsmaterial och agera stöd till chefer och ledare. Det är också viktigt att förändringsledaren följer upp effekter, utvärderar, ser till att framgångar firas samt justerar arbetet under resans gång. Ett nära samarbete med projektledaren är nödvändigt.
Så här jobbar förändringsledaren
Ett företag behöver öka sin produktivitet och ska därför införa ett nytt faktureringssystem. Projektledaren får i uppgift att upphandla och implementera verktyget. Men ett nytt faktureringssystem kräver nya sätt att arbeta och förändringsledarens uppgift blir att engagera medarbetarna och ta tillvara deras kompetens så att full effekt av förändringen uppnås. Med ett strukturerat arbetssätt ser förändringsledaren till att alla förstår syftet med det nya verktyget, får möjlighet att bidra när nya arbetssätt tas fram, får rätt utbildning och att det även ges möjlighet att ställa frågor och diskutera eventuella farhågor. Om inte detta görs så finns en överhängande risk att verksamheten har investerat i ett system som inte används som planerat och att produktivitetsvinsterna därför uteblir.
Direkt access till sponsorn ökar chans till framgång
I en del projekt rapporterar förändringsledaren till projektledaren. I andra är projektledning och förändringsledning två separata delar som båda rapporterar till projektägaren. En tredje variant är att samma person innehar båda rollerna.
Det finns för och nackdelar med alla tre varianter. Att integrera projektledning och förändringsledning leder ofta till att rollerna influerar varandra och att båda perspektiven finns med i beslutstagandet. Om förändringsledning ligger utanför projektorganisationen uppnås i stället ett oberoende och en objektivitet. Därför är det bäst att välja struktur baserat på organisation och vilka mål som ska uppnås.
Men oavsett formell struktur så bör förändringsledaren ha direkt access till projektägaren. Annars riskerar förändringsledning att bli en fråga som är underordnad projektledningen och chansen att nå hela vägen i mål minskar drastiskt.
Idag är en vardag full med förändringar något av ett normaltillstånd på de flesta arbetsplatser. Det är dessutom vanligt att många stora förändringar drivs parallellt, vilket ställer stora krav på både chefer och medarbetare. För att lyckas med förändringen och nå bestående resultat behövs därför förändringsledare.
Artikeln är skriven av Eva Meunier och Anna Graf