Alexandra Molin och Olle Tullstedt som tillsammans med kollegan Josefine Berglund utvecklat Karlskoga kommuns kompetensprogram för chefer
Karlskoga kommun är en kommun i förändring. Tillväxt står på agendan, vilket kort och gott innebär fokus på att locka både människor och företag till det som ofta beskrivs som en småstad med storstadskänsla. För kommunen börjar arbetet på hemmaplan med att skapa framtidstro, men också genom att ställa om. Robotisering och digitala verktyg innebär att arbetsuppgifter förändras och nya yrkesgrupper gör inträde på arbetsmarknaden. Det här är ett omfattande arbete som påverkar vardagen för kommunorganisationens 3000 medarbetare.
Chefer som vill, kan och vågar leda i förändring
Karlskoga är på en spännande förändringsresa med målet att växa. För att lyckas göra det till en resa som medarbetarna tror på och vill bidra till har kommunens chefer en avgörande roll. Därför togs beslutet att investera i chefernas förmåga att leda i förändring.
Idén föddes i samband med en sammanslagning av två förvaltningar. Eftersom det är känt att större organisatoriska förändringar ofta möter motstånd ville kommunen ge sina chefer kunskap och verktyg att lyckas. Det resulterade i att Frontit fick uppdraget att utveckla ett kompetensprogram för alla kommunens drygt hundra chefer.
Målet med insatsen var tydlig. Alla chefer skulle känna att de vill och kan vara ambassadörer för förändringsresan. På köpet fick de något mer. Mod och ett gemensamt språk.
Om det vittnar Helén Willyams som är chef över kommunens största förvaltning och som själv deltagit i programmet för att stärka sina kunskaper inom förändringsledning.
– Vi har haft ett upplägg där vi setts digitalt under ett antal halvdagar med gott om tid för reflektion och erfarenhetsutbyte mellan varje tillfälle. Förutom att vi fått kunskap om ett antal verktyg och modeller har vi även utvecklat en gemensam vokabulär som gör att vi förstår och kan hjälpa varandra, säger Helén Willyams, chef för Socialförvaltningen i Karlskoga kommun.
Planering och kommunikation är A och O
Ett vanligt misstag chefer gör i en förändring är att de glömmer bort att de har ett försprång. Eftersom de ofta får information om förändringen först, har de hunnit en bit i sin bearbetning, förståelse och acceptans när det är dags att involvera medarbetarna. En insikt från utbildningen var vikten av att avsätta tid för planering och kommunikation
– I stället för att köra på måste vi stanna upp, vara lyhörda och se till att det finns tid att jobba med de känslor som dyker upp. Dessutom ska planering inte underskattas. Vi måste våga vara transparenta. Gärna börja med att så frön och sen kontinuerligt kommunicera i stället för att komma med hela lösningen serverad på en bricka, fortsätter Helén.
Konsten att möta medarbetarna där de är
Ett av verktygen som sätter fingret på just känslor i en förändring är Janssen’s Model som bygger på ledarskaps- och förändringsteorin Förändringens fyra rum. Verktyget består av fyra rum där varje rum beskriver en typisk känsla vi upplever under förändringar. Det beskriver också hur varje känsla bäst bemöts.
Som chef är det viktigt att du både förstår i vilket känslomässigt rum du själv befinner dig och vart dina medarbetare är. Det säger egentligen sig självt att du inte kan möta en medarbetare som känner sig förvirrad med ett samtal om visioner. Men ändå händer det.
– Med Förändringens fyra rum är det enkelt att bilda sig en uppfattning om vilka känslor berörda medarbetare går igenom. Det finns också konkreta tips på hur du bäst bemöter människor beroende på i vilket känslomässigt rum de befinner sig. För oss har verktyget redan blivit en del av vår vardag, berättar Helén.
I princip alla chefer i Karlskoga kommun har nu stärkt sin kompetens i förändringsledning och är rustade att leda Karlskoga mot en framtid som med all säkerhet innebär många spännande förändringsresor.
Janssen’s Model
Den svenska psykologen och forskaren Claes Janssen är upphovsman till ledarskaps- och förändringsteorin Förändringens fyra rum. Teorin förklarar hur människor går igenom olika tillstånd i förändringsprocesser – förändringens fyra rum.
De fyra rummen är nöjdhet, censur, förvirring samt inspiration.
Du kan bland annat använda Förändringens fyra rum för att förstå hur du ska bemöta individer som befinner sig i olika rum under en förändring. Frontit har konsulter som är certifierade på verktyget och har licens på att utbilda i den.